Was sind die gesetzlichen Grundlagen für Überstunden, und worauf müssen Sie – sowohl als Arbeitgeber als auch als Arbeitnehmer – beim Thema Zeiterfassung achten?
Damit Sie den Überblick behalten, haben wir die wichtigsten Punkte für Sie in diesem Blogbeitrag zusammengefasst.
Was sind Überstunden?
Ganz allgemein gesprochen sind Überstunden die Zeiten, in denen ein Arbeitnehmer über die individuell vereinbarte regelmäßige Arbeitszeit hinaus für seinen Arbeitgeber tätig ist. Eine individuelle Vereinbarung ist ein Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder auch eine Betriebsvereinbarung.
Was unterscheidet Überstunden von Mehrarbeit?
Von Mehrarbeit spricht man, wenn die gesetzliche Höchstarbeitszeit überschritten wird: Im Arbeitszeitgesetz ist festgelegt, welche Obergrenzen bei der Arbeitszeit einzuhalten sind. Demnach darf die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden pro Tag verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Monaten im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden – also dem Mitarbeiter ein Freizeitausgleich ermöglicht wird (ArbZG §3).
Wann dürfen Überstunden angeordnet werden?
Überstunden können vom Arbeitgeber angeordnet werden, wenn es eine entsprechende Vereinbarung darüber gibt. Üblicherweise ist dies im Arbeits- oder Tarifvertrag geregelt. Ohne eine bestehende Vereinbarung dürfen Überstunden nur in Notfällen angeordnet werden. Ein Notfall liegt aber nur dann vor, wenn die Situation die Existenz des Betriebs gefährdet – eine erkrankte Mitarbeiterin ist also kein Notfall. Um Mitarbeiter effizient einzusetzen und nicht zu viele Überstunden anzusammeln, empfiehlt sich der Einsatz eines Dienstplans, bei dem Sie die Überstunden Ihrer Mitarbeiter über ein Zeitkonto im Blick behalten können.
Bitte beachten Sie bei Ihrer Planung: Auch bei Überstunden dürfen die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes zur zulässigen maximalen Arbeitszeit und zu gesetzlichen Pausen- und Ruhezeiten nicht überschritten werden! (Lesen Sie hierzu auch unseren Blogbeitrag zum Thema „Pausenzeiten“.)
Wer muss die Arbeitszeit erfassen?
§16 Abs. 2 ArbZG verpflichtet den Arbeitgeber, die über die individuelle regelmäßige Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen, also eine monatliche Erfassung der geleisteten Überstunden. Aufsehen erregte 2019 das sogenannte „Stechuhr-Urteil“ des EuGH (C-55/18) über die „Einführung von Systemen zur Messung der geleisteten täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer“, durch das die EU-Mitgliedsstaaten verpflichtet werden zur „Einrichtung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann“ (Rn. 62), sprich Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Im September 2022 folgte ein weiteres Grundsatzurteil des BAG (13.09.2022, 1 ABR 22/21), das ein neues Licht auf die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten warf: Nach Auslegung des BAG zählt es zu den Grundpflichten des Arbeitgebers, im Sinne des Arbeitsschutzes nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer zu erfassen.
Für welche Arbeitnehmer besteht keine Aufzeichnungspflicht?
Obwohl auch für die sogenannten Minijobber die Arbeitszeit erfasst werden muss, gibt es eine Ausnahme: Für Minijobber in Privathaushalten und bei der Beschäftigung von engen Familienangehörigen wie Ehegatten, Kindern und Eltern des Arbeitgebers besteht keine Aufzeichnungspflicht. (Quelle: www.minijob-zentrale.de)
Wie können Überstunden rechtssicher dokumentiert werden?
Der Arbeitgeber darf die Erfassung der Überstunden auch auf seine Mitarbeiter delegieren. Das BAG hat im Mai 2022 (04.05.2022, Az. 5 AZR 359/21) festgelegt, dass die Beweislast weiterhin beim Arbeitnehmer liegt und dieser genau darlegen muss, wann er wie viele Überstunden geleistet hat und dass sie vom Arbeitgeber angeordnet, gebilligt oder geduldet wurden. Prinzipiell ist die Arbeitszeiterfassung auf Papier weiterhin rechtsgültig. Dennoch ist es empfehlenswert, mit einem rechtssicheren System zur Arbeitszeiterfassung zu arbeiten. Mehr Details zu vertrauensbasierter und elektronischer Zeiterfassung finden Sie in unserem Blogbeitrag „Gesetzeskonformer Arbeitszeiterfassung“.
Mit MEP24web bieten wir Ihnen neben der bereits integrierten Zeiterfassung auf Vertrauensbasis auch die Arbeitszeiterfassung mit speziellen Terminals. Auch in mina.works gibt es für Sie und Ihre Mitarbeiter die Funktion der vertrauensbasierten Zeiterfassung mit Ist-Zeiten.
Bleiben Sie dran:
Nutzen Sie unseren Support für Unklarheiten oder Fragen zur Arbeitszeiterfassung in MEP24web oder mina.works. Sie erreichen unser Support-Team unter support@mep24software.de.
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Anmerkung: Dieser Blogbeitrag ersetzt keine Rechtsberatung, für Inhalte wird keine rechtliche Gewährleistung seitens der MEP24 Software GmbH übernommen. Für eine verbindliche Rechtsberatung wenden Sie sich bitte an Ihren Rechtsbeistand oder Steuerberater.
Quellen:
Arbeitszeitgesetz: https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/
Arbeitsschutzgesetz: https://www.gesetze-im-internet.de/arbschg/
Minijob-Zentrale: https://www.minijob-zentrale.de/
„Stechuhr-Urteil“ des EuGH (C-55/18): https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf;jsessionid=1C0C44CB9FBC877527380B09DE3E9CAA?text=&docid=214043&pageIndex=0&doclang=DE&mode=req&dir=&occ=first&part=1&cid=9497259
Urteil BAG zur Beweislast bei Überstunden: https://www.bundesarbeitsgericht.de/presse/darlegungs-und-beweislast-im-ueberstundenverguetungsprozess/
Vollständige Pressemitteilung zum BAG-Grundsatzurteil (1ABR 22/21): https://www.bundesarbeitsgericht.de/presse/einfuehrung-elektronischer-zeiterfassung-initiativrecht-des-betriebsrats/
Bildnachweis: https://www.pexels.com/@mikhail-nilov/