Überstunden abbauen – wie wird korrekt gerechnet?

Immer wieder gibt es Rückfragen von Mitarbeitern und Unstimmigkeiten über das richtige Vorgehen, wenn Überstunden abgebaut werden.

„Wie buche ich die Überstunden vom Zeitkonto ab?“ - „Der Mitarbeiter müsste heute 6 Stunden arbeiten, er bleibt nun zuhause und wir buchen die 6 Stunden einfach vom Zeitkonto ab?“ So oder ähnlich lauten die Anfragen bei unserem Support. Diese Vorgehensweise ist jedoch nicht ganz korrekt. Es wird nirgends etwas aktiv abgebucht, wenn der Mitarbeiter nicht oder weniger als geplant arbeitet. Weniger oder keine Einsatzstunden werden „automatisch“ im Zeitkonto verrechnet. Einige Beispiele dazu, um dies zu verdeutlichen.

Wie und wo werden Überstunden abgebucht?

Ausgangssituation:

‍Der Mitarbeiter arbeitet an 3 Tagen in der Woche und hat einen Vertrag von 21:00 Stunden pro Woche. Der Einsatzplan beträgt exakt 21:00 Stunden pro Woche – er erfüllt also wöchentlich seine vertraglich vereinbarte Arbeitszeit von 21:00 Stunden.Aus der Vergangenheit („Zeitkonto kumuliert“) hat er 10:00 Überstunden.

Der Mitarbeiter soll nun in der nächsten Woche am Donnerstag nicht arbeiten, um Überstunden abzubauen. Wird sein Zeitkonto also um 7:00 Stunden geringer werden?

Ja, sein Zeitkonto reduziert sich um exakt 7:00 Stunden, weil er ja am Montag und am Dienstag wie geplant 8:00 und 6:00 Stunden arbeitet. Die Arbeitszeit dieser Woche beträgt 14:00 Stunden, also 7:00 Stunden weniger als vertraglich vereinbart.

‍Vorstellbar ist aber auch folgende Situation:

Obwohl der Mitarbeiter am Donnerstag nicht arbeitet, also „0:00 Stunden“ hat, erhöht sich sein Zeitkonto um 1 Stunde: Weil er am Montag 1:00 Stunde und am Dienstag 4:00 Stunden länger und zusätzlich am Mittwoch noch 3:00 Stunden arbeitet. Er kommt also trotz freiem Donnerstag auf 22:00 Wochenstunden, also 1:00 Stunde mehr als vertraglich vereinbart.

Fazit und Regeln zum Abbau von Überstunden

1. Wenn ein Mitarbeiter Überstunden abbauen soll, dann ist nichts im Zeitkonto zu buchen bzw. abzuziehen.
2. Der Mitarbeiter arbeitet weniger als geplant oder bleibt den ganzen Tag zuhause. Genau dies tragen Sie im Arbeitsplan ein: 4:00 anstatt 8:00 Stunden am Montag (der Mitarbeiter arbeitet also weniger), 0:00 Stunden am Donnerstag, der Mitarbeiter arbeitet den ganzen Tag nicht.
3. Das Zeitkonto errechnet sich automatisch am Ende der Woche. Dann ist entscheidend, wie die tatsächliche Arbeitszeit an allen Tagen der Woche war.
4. Das Zeitkonto ist immer ein Wochenkonto, deshalb kann man erst am Ende der Woche feststellen, ob es im Laufe der Woche zu Mehr- oder Minderstunden (immer im Vergleich zum Arbeitsvertag) gekommen ist.

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Bildnachweis Tabellen: MEP24 Software GmbH