Anforderungen an Zeiterfassungssysteme

Welche Anforderungen sollen Zeiterfassungssysteme erfüllen?

Die Erfassung von Arbeitszeiten ist oft ein sensibles Thema – während Arbeitgeber auf eine genaue Dokumentation zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und zur besseren Planbarkeit angewiesen sind, befürchten viele Arbeitnehmer eine verstärkte Kontrolle und den Verlust von Flexibilität. Doch ein modernes Zeiterfassungssystem kann weit mehr als nur Minuten zählen: Es schafft Transparenz, Fairness und ermöglicht eine flexible Arbeitsgestaltung, von der beide Seiten profitieren. Damit das gelingt, muss das System jedoch eine Vielzahl an Anforderungen erfüllen – sowohl rechtliche als auch funktionale. Welche das sind und wie ein gutes Zeiterfassungssystem allen Beteiligten den Arbeitsalltag erleichtern kann, erläutern wir ausführlich in diesem Beitrag.

1. Gesetzeskonform

Ein Zeiterfassungssystem muss die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeitdokumentation erfüllen. Die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) schreiben unter anderem maximale Arbeitsstunden, Pausenregelungen und Ruhezeiten vor, die das System zuverlässig abbilden sollte. Gleichzeitig müssen Unternehmen seit dem sogenannten „Stechuhr-Urteil“ des EuGH ihrer Dokumentationspflicht nachkommen, indem das System Lage und Dauer der Arbeitszeit sowie Überstunden und Pausen vollständig und korrekt erfasst.

Besonders wichtig ist zudem die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die erfassten Daten dürfen nur für die festgelegten Zwecke verwendet und müssen gegen unbefugten Zugriff geschützt werden. Zugriff auf persönliche Daten sollte nur autorisierten Personen gewährt werden. Darüber hinaus sollte das System eine revisionssichere Speicherung der Daten gewährleisten, sodass Unternehmen jederzeit rechtlich abgesichert sind.

2. Benutzerfreundlich

Ein benutzerfreundliches Zeiterfassungssystem zeichnet sich durch eine intuitive Bedienung aus, sodass Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten ohne großen Aufwand oder lange Schulungen erfassen können. Klare Eingabemöglichkeiten und eine übersichtliche Navigation erleichtern die tägliche Nutzung.

Unterschiedliche Erfassungsmethoden, etwa über Computer, mobile Endgeräte oder Terminals, bieten zusätzliche Flexibilität. Eine mobile Version oder App ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten auch von unterwegs oder aus dem Homeoffice einfach zu erfassen.

Zudem sollte das System eine schnelle Korrektur von Fehleingaben ermöglichen, um die Akzeptanz unter den Mitarbeitern zu erhöhen.

3. Flexibel und anpassungsfähig

Da Unternehmen unterschiedliche Modelle für ihre Personalplanung nutzen, sollte das Zeiterfassungssystem verschiedene Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit, Schichtarbeit und Homeoffice unterstützen. Auch individuelle Pausenregelungen und spezielle Zuschlagsberechnungen müssen im System abgebildet werden können, um unternehmensspezifische Anforderungen zu erfüllen.

Eine gute Zeiterfassungssoftware sollte sich in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren lassen, wie z. B. in Lohnabrechnung oder Terminmanagement. Dadurch werden Doppelerfassungen vermieden und Prozesse effizienter gestaltet.

Zudem sollten flexible Konfigurationsmöglichkeiten für Zugriffsrechte vorhanden sein, um den unterschiedlichen Anforderungen von Mitarbeitern, Vorgesetzten und der Personalabteilung gerecht zu werden.

4. Funktionale Anforderungen

Ein modernes Zeiterfassungssystem muss die Erfassung von Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende ermöglichen und gleichzeitig eine effiziente Verwaltung von Überstunden und Urlaubszeiten bieten. Eine Plausibilitätsprüfung hilft dabei, unrealistische Zeiteinträge zu verhindern, etwa durch Hinweise für Abweichungen oder fehlerhafte Einträge wie zum Beispiel fehlende Pausen oder Über-/Unterschreitung von Grenzwerten bei Überstunden.

Automatische Berechnung von Überstunden und Zuschlägen sind eine wesentliche Erleichterung für die Personalverwaltung. Überstunden sowie Nacht-, Wochenend- oder Feiertagszuschläge sollten hinterlegt und automatisch berechnet werden können. Ebenso ist eine umfassende Abwesenheitsverwaltung erforderlich, die Urlaubs-, Krankheits- und Fortbildungszeiten zuverlässig erfasst und auswertet.

5. Transparenz und Auswertungsmöglichkeiten

Transparenz ist ein zentraler Faktor für die Akzeptanz eines Zeiterfassungssystems. Mitarbeiter sollten in Echtzeit auf ihre eigenen Arbeitszeitdaten zugreifen können, während Führungskräfte und die Personalabteilung detaillierte Berichte und Analysen erhalten.

Umfangreiche Berichte und Analysen mit Exportfunktion, beispielsweise zum Zeit- und Urlaubskonto oder zur Bedarfsplanung, ermöglichen eine gezieltere Einsatzplanung und vereinfachen die Auswertung der Daten für beispielsweise die Lohnberechnung.

Wichtige Funktionen sind außerdem individuell anpassbare Zugriffsrechte und Rollen. Führungskräfte benötigen spezielle Berechtigungen, um Zeiten ihrer Teams einzusehen und gegebenenfalls Korrekturen vorzunehmen. Eine Echtzeit-Übersicht bietet zudem sofortige Einblicke in An- und Abwesenheiten und erleichtert so die Organisation des Personaleinsatzes.

6. Sicherheit und Zuverlässigkeit

Datensicherheit und Datenschutz haben bei der Zeiterfassung höchste Priorität. Zeiterfassungsdaten müssen regelmäßig gesichert werden, um Datenverluste zu verhindern. Zudem sollte das System ausfallsicher konzipiert sein, damit die Erfassung jederzeit zuverlässig funktioniert – selbst bei technischen Störungen oder Serverausfällen.

Der Zugangsschutz spielt ebenfalls eine zentrale Rolle. Individuelle Passwörter und abgestufte Berechtigungsstufen verhindern unbefugte Zugriffe auf sensible Daten. Alle sicherheitsrelevanten Maßnahmen sollten den aktuellen Datenschutzrichtlinien entsprechen, sodass die gespeicherten Daten vor Manipulation und Missbrauch geschützt sind.

Gute Gründe für ein Zeiterfassungssystem

Ein leistungsfähiges Zeiterfassungssystem sollte also nicht nur rechtlichen Anforderungen genügen, sondern auch einfach zu bedienen, flexibel und anpassbar sein. Durch umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten und eine gute Integration in andere Systeme kann es den Arbeitsalltag deutlich vereinfachen. Eine Lösung, die all diese Anforderungen erfüllt, schafft eine verlässliche Grundlage für Unternehmen, um Arbeitszeiten effizient zu verwalten und gleichzeitig den Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht zu werden.

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Bildmaterial: MEP24 Software GmbH, Canva Pro

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Quellen:

Arbeitszeitgesetz: https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg

„Stechuhr-Urteil“ des EuGH (C-55/18): https://curia.europa.eu/

Vollständige Pressemitteilung zum BAG-Grundsatzurteil (1ABR 22/21): https://www.bundesarbeitsgericht.de/presse/einfuehrung-elektronischer-zeiterfassung-initiativrecht-des-betriebsrats/

Datenschutz-Grundverordnung DSGVO: https://dsgvo-gesetz.de/

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