So funktioniert das Zeitkonto!

Wochenstunden, Monatsstunden, Sollzeit und Istzeit und die Urlaubsberechnung: Wie hängt das alles miteinander zusammen? Wie wird das im Zeitkonto richtig berechnet? In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen die Zusammenhänge und die Vorgehensweise, wenn es um Berechnungen in einem „korrekten“ Zeitkonto geht.

Das Zeitkonto ist ein Wochenkonto!

Basis für das Zeitkonto ist die wöchentliche Vertragszeit. Sie arbeiten Vollzeit mit einem Vertrag von z.B. 40 Wochen-Stunden: Das sind dann die von Ihnen zu erbringenden Arbeitsstunden pro Woche, Ihre „Sollzeit“.Vereinfacht gesagt: Wenn Sie am Montag zu Ihrem Arbeitsplatz kommen, ist Ihre Situation, dass Sie in dieser Woche 40 Std. arbeiten müssen, damit Sie Ihre Sollzeit (Vertragszeit) erreichen, also weder Überstunden noch Minusstunden machen.In der Praxis stehen Sie nicht vor einem „leeren“ Plan, sondern Ihre Arbeitszeit ist geplant. Und dieser Plan muss alle Daten für das „korrekte“ Zeitkonto enthalten:

In diesem Beispiel sind Sollzeit und Istzeit identisch: Sie haben in der ganzen Woche wie geplant gearbeitet und erreichen am Samstag Ihre Vertragszeit von 40 Std. Ihr Zeitkonto ist damit „0“ Stunden.In der Praxis kommt es häufig vor, dass Sie nicht wie geplant arbeiten und trotzdem Ihre wöchentliche Sollzeit erreichen:

Am Montag und Dienstag arbeiteten Sie länger als geplant, am Mittwoch und am Samstag arbeiteten Sie kürzer als geplant. So erreichen Sie in der Woche exakt Ihre 40 Std. Sollzeit.In der Praxis kommt es noch öfter vor, dass Sie nicht wie geplant arbeiten und am Ende der Woche „Überstunden“ im Zeitkonto haben:

Am Montag und Dienstag arbeiteten Sie länger als geplant und kommen so am Ende der Woche auf 43 „Ist“-Stunden. Sie starten in die nächste Woche mit „3 Überstunden“. Wenn Sie wieder wie geplant mit 40 Std. arbeiten, dann bleiben diese 3 Stunden im Zeitkonto erhalten. Oder Sie bauen die Überstunden wieder ab – Sie arbeiten z.B. am Samstag nur 6 Std. – und erreichen in dieser Woche nur 37 Std., Das Zeitkonto ist wieder bei „0“ Stunden:

Tägliche oder wöchentliche Sollzeit?

Das Zeitkonto ist ein Wochenkonto! Oder wäre nicht besser ein „Tageskonto“? Theoretisch ist das möglich, Sie könnten im Beispiel sagen, dass Sie Montag 1 und am Dienstag 2 Überstunden gemacht haben. Ob es aber am Ende der Woche bei 3 Überstunden bleibt, das hängt von den Ist-Zeiten am Mittwoch, Donnerstag, Freitag und Samstag ab. Es wäre viel zu kompliziert und viel zu aufwändig, wenn Sie mit einem täglichen Zeitkonto arbeiten. Die Vertragszeit ist immer eine wöchentliche Vertragszeit, festgelegt vom Gesetzgeber oder von den Tarifpartnern. Das Zeitkonto ist deshalb immer ein Wochenkonto!

Warum keine „Monatsstunden“?

Die Woche ist von Montag bis Sonntag mit 7 Tagen immer gleich. In der Regel verteilt sich die Arbeit auf die Wochentage Montag bis Samstag mit einem freien Tag („5-Tage-Woche!“).Die Monate sind unterschiedlich lang, mit mal 28 Tagen, meist mit 30 oder 31 Tagen. Je nach Monatsbeginn (Samstag, Sonntag oder an einem Wochentag) gibt es unterschiedlich viele Arbeitstage. Die monatliche Sollzeit müsste deshalb für jeden Monat neu errechnet werden. Das wäre kompliziert und vor allem praxisfremd für die Einsatzplanung.Aber: Die Monatsstunden sind wichtig und sinnvoll für die Gehaltsabrechnung. Jeder Mitarbeiter erhält auf Basis seiner wöchentlichen Vertragszeit ein gleichbleibendes Monatsgehalt.Beispiel: Bei einer Vertragszeit von 40 Wochen-Stunden ergeben sich 173 Monatsstunden. Doch wie erhält man die Monatsstunden?Das Jahr hat 52 Wochen und 12 Monate. 52 Wochen / 12 Monate = 4,333. Ein Monat hat also im Durchschnitt 4,333 Wochen. 40 Std. x 4,333 = 173 Stunden. Damit haben Sie die Basis für die monatlich gleichbleibende Gehaltszahlung.Fazit: Die Wochenstunden nutzen Sie für die Einsatzplanung und für das Zeitkonto. Die Monatsstunden benötigen Sie ausschließlich für die Gehaltsabrechnung.

Der Urlaub im Zeitkonto

Grundsätzlich gilt: Urlaub ist ein Guthaben. „Nimmt“ ein Mitarbeiter „Urlaub“, so werden Urlaubstage vom Urlaubskonto abgebucht und im Zeitkonto gutgeschrieben.Wie Urlaub im Zeitkonto korrekt berechnet wird, erklären wir Ihnen im zweiten Teil dieses Beitrags: „Urlaubskonto und Zeitkonto – so hängen sie zusammen!“.Alle Grundlagen für die optimale Mitarbeitereinsatzplanung finden Sie in dem Buch „Mitarbeitereinsatzplanung in der Apotheke“.

Das Buch können Sie direkt hier über den Govi Onlineshop in gedruckter Form oder als ebook beziehen.

Bleiben Sie dran!

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