Urlaubskonto und Zeitkonto – so hängen sie zusammen!

Im ersten Teil dieses Beitrags „So funktioniert das Zeitkonto“ haben wir die Zusammenhänge zwischen Wochenstunden, Monatsstunden, Sollzeit und Istzeit zusammengefasst. Der zweite Teil erläutert Ihnen ausführlich, wie Urlaub im Zeitkonto richtig berechnet wird.

Die Grundlage: Urlaubsanspruch

Zunächst gilt es, den Urlaubsanspruch zu berechnen. Die genaue Vorgehensweise können Sie in unserem Artikel „Urlaubsanspruch berechnen“ nachlesen.

Wenn unser Muster-Mitarbeiter mit einem Vertrag von 40 Std. pro Woche 30 Urlaubstage hat, dann muss zunächst geklärt werden: auf Basis der 6- oder der 5-Tagewoche? Auf Basis der 6-Tagewoche (dies gilt überwiegend im Handel und in Apotheken) hat der Mitarbeiter 5 Wochen Urlaub (30 Urlaubstage geteilt durch 6 Wochentage = 5 Urlaubs-Wochen). Auf Basis der 5-Tagewoche (dies gilt, wenn der Samstag grundsätzlich arbeitsfrei ist) hat der Mitarbeiter 6 Wochen Urlaub (30 / 5 = 6 Urlaubs-Wochen).

Der Urlaub im Zeitkonto

Der Urlaub ist ein Guthaben und wird dem Zeitkonto gutgeschrieben, wenn Sie nicht arbeiten, sondern urlauben: Urlaubstage werden vom Urlaubskonto abgebucht und im Zeitkonto gutgeschrieben.

Wochenweise urlauben mit 6 Urlaubstagen

Urlaubskonto: 30 Tage (6-Tagewoche).

‍Urlaubsantrag: Eine Woche Urlaub: 30 Tage minus 6 Tage = Resturlaub 24 Tage:

Folgendes ist Ihnen sicher aufgefallen: 1. Es stehen im Zeitkonto keine Stunden, sondern nur eine (1) für einen Urlaubstag, und 2. auch für den „freien Tag“ wird ein Urlaubstag verrechnet. Mit dem Punkt 1 werden wir uns noch beschäftigen. Das funktioniert auf diese Art nur, wenn eine ganze Woche Urlaub genommen wird. Zu Punkt 2: Ja, auch für den freien Tag ist ein Urlaubstag zu verrechnen, denn der Mitarbeiter hat eine 6-Tagewoche.

Einzelne Urlaubstage

Urlaubstage werden abgebucht und im Zeitkonto gutgeschrieben, unabhängig davon, wie viel Stunden der Mitarbeiter arbeiten müsste. Meist sieht das Zeitkonto eher so aus:

Praxis-Problem bei dieser Darstellung und bei der Berechnung einzelner Urlaubstage:

Urlaub am Montag: Der Mitarbeiter bekommt einen Urlaubstag abgezogen, der im Zeitkonto mit 9 Std. gutgeschrieben wird.
Urlaub am Mittwoch: Der Mitarbeiter bekommt einen Urlaubstag abgezogen, der im Zeitkonto mit nur 6 Std. gutgeschrieben wird.

Wann wird der Mitarbeiter z.B. seine 2 Resturlaubstage nehmen wollen? Doch eher an einem Montag oder Samstag mit 9 Stunden als an einem Mittwoch mit nur 6 Stunden. Sogar der Dienstag und der Donnerstag bringen 1 Std. weniger als Montag und Samstag.

Fazit: Wenn der Urlaubstag immer „1“ ist und dem Wert der geplanten Arbeitszeit entspricht, können 5 Wochen Urlaub mehr oder weniger als 200 Stunden sein.

Da im Einzelhandel und in Apotheken die Arbeitstage häufig unterschiedlich lang sind, wird auch folgendermaßen gerechnet:

‍Urlaubskonto: 30 Tage (6-Tagewoche)

• Eine Urlaubswoche hat 6 Urlaubstage mit einem „Wert“ von 40 Std. (die Vertragszeit!).
• Ein Urlaubstag hat einen Wert von 6:40 Std. (40 Std. / 6 Tage = 6:40 Std.).
• Urlaube haben immer einen Wert in Stunden!
• 5 Wochen Urlaub ergeben 200 Urlaubsstunden: 5 Wochen x 40 Std. = 200 Std., 30 Tage mit je 6:40 Std. = 200 Std.
• Urlaubsantrag: Eine Woche Urlaub: 30 Tage minus 6 Tage = Resturlaub 24 Tage. Exakt: 30 Tage (200 Std.) minus 6 Tage (6 x 6:40 Std. = 40 Std.) = Resturlaub 24 Tage = 160 Stunden.

Wenn der Mitarbeiter nun einzelne Urlaubstage nimmt, dann haben diese Urlaubstage immer den Wert von 6:40 Std. und nicht wie im vorigen Beispiel mal 9 Std. (Montag) oder nur 6 Std. (Mittwoch).

Bei einem Urlaubstag am Montag kommt der Mitarbeiter mit seinem Zeitkonto ins „Minus“.

Bei einem Urlaubstag am Mittwoch kommt der Mitarbeiter mit seinem Zeitkonto ins „Plus“.

‍Empfehlung: Sie als Anwender sind frei in der Entscheidung einer Berechnungs-Methode für Urlaube. Gesetzlich und tariflich gilt „Tage“, ohne Bewertung in Stunden. Wir empfehlen, „Tage“ zu buchen, wenn die Arbeitstage immer gleich lang sind. Wenn sich die tägliche Arbeitszeit stark unterscheidet, nutzen die meisten Anwender die Durchschnittsmethode, also die 1/6-Methode.

Urlaubsbuchung bei Teilzeit

Bei Teilzeit-Mitarbeitern gehen Sie gleich vor wie bei Vollzeit-Mitarbeitern. Lediglich der Urlaubsanspruch wird in Arbeitstage umgerechnet. (Die korrekte Vorgehensweise erklären wir Ihnen in dem Artikel Urlaubsbuchungen bei Teilzeitmitarbeitern.) Dies kann sehr kompliziert werden, wenn die Arbeitstage unterschiedlich lang sind oder wenn der Mitarbeiter flexibel – „nach Bedarf“ arbeitet. Dann nutzen Anwender auch bei Teilzeit-Mitarbeitern die Durchschnitts-Berechnung nach 1/6.

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Bleiben Sie dran!

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