Arbeitszeiten in MEP24web erfassen und bearbeiten: Mitarbeiterportal und Istzeiten (Teil 1 von 2)

Mitarbeiter arbeiten nicht ausschließlich nach der eingetragenen Planzeit. Gelegentlich arbeiten sie länger oder gehen früher nach Hause. Damit das Zeitkonto der Mitarbeiter auch in diesem Fall korrekt ist, passen Sie die Arbeitszeiten in MEP24web an.

In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, wie Sie die Zeiten bearbeiten, die Ihre Mitarbeiter über das Mitarbeiterportal oder die App erfasst haben. Im zweiten Teil folgt die Arbeitszeiterfassung über das Zusatzmodul „ZiB - Zeit im Blick“.

Einstellungen in MEP24web

Um die planungsverantwortlichen Mitarbeiter zu entlasten, können ihre Mitarbeiter über das Mitarbeiterportal die geänderten Arbeitszeiten selbstständig eintragen.

Hierzu stellen Sie Folgendes ein:

‍1. Bearbeitungszeitraum festlegen:

‍Konfiguration ➔ Einstellungen ➔ zweiter Reiter „Mitarbeiterportal“ ➔ geben Sie bei „Anzahl Tage in der Vergangenheit planen“ einen Zeitraum vor, in dem die Mitarbeiter die Zeiten ändern dürfen (z. B. 14 Tage) ➔ Änderungen übernehmen, unten rechts.
Achtung: Einstellungen in den Grundeinstellungen wirken sich global aus. Somit ist es nicht möglich, für einzelne Ebenen oder Mitarbeiter eine eigene Einstellung zu hinterlegen.

‍2. „Zeiten Bearbeiten“ für einzelne Ebenen (Organisation/Filiale/Abteilung) freigeben:

‍Legen Sie fest, für welche Ebene die Funktion „Zeiten bearbeiten“ freigegeben werden soll. Konfiguration ➔ Stammdaten ➔ Ebene der „Organisation“ oder der „Filiale/Abteilung“ auswählen ➔ Berechtigungen ➔ wählen Sie auf der linken Seite die Gruppe „Mitarbeiter“ aus ➔ auf der rechten Seite bei dem Benutzerrecht „Pläne einsehen“ und „Pläne verwalten“ ein Häkchen setzen ➔ Übernehmen. Im Mitarbeiterportal (Team-App: Reiter: MEHR -> Zeiten bearbeiten) erscheint anschließend ein „Zeiten bearbeiten“-Button, hierüber können die Zeiten geändert werden. Die geänderten Zeiten werden dann automatisch in die Zeitkonten der Mitarbeiter übernommen.

Istzeiten

Damit Sie einen Unterschied erkennen zwischen der ursprünglich geplanten Arbeitszeit und der vom Mitarbeiter eingetragenen tatsächlichen Istzeit, ist evtl. eine kostenlose Anpassung Ihrer Lizenz notwendig.

• Durch die Lizenz „Istzeiten“ erhalten Sie im Zeitkonto eine weitere Spalte, die Spalte „Istzeit“. Hier wird Ihnen angezeigt, wie der Mitarbeiter tatsächlich gearbeitet hat im Vergleich zu seiner ursprünglich eingetragenen Planzeit.
• Darüber hinaus erhalten Sie nun im Multi-Planer, wenn Sie mit der Maus über den Arbeitsplan eines Mitarbeiters fahren, zwei Spalten angezeigt. Fahren Sie mit der Maus über einen Arbeitsplan mit heutigem oder vergangenem Datum, sehen Sie sowohl die Planzeiten als auch die Istzeiten.

Achtung: Bei dieser Variante bearbeiten Sie die von der ursprünglichen Planzeit abweichenden Arbeitszeiten, mit heutigem und vergangenem Datum, direkt im Zeitkonto des jeweiligen Mitarbeiters. Änderungen im Multi-Planer, mit heutigem und vergangenem Datum, ändern nur die Planzeit, aber nicht die Istzeit.

Wenn Mitarbeiter geänderte Arbeitszeiten selbstständig eintragen und diese geänderten Arbeitszeiten zunächst zur Prüfung im Zeitprotokoll gesammelt werden sollen, bedarf es einer ergänzenden Einstellung.
Wenn Sie die Lizenz „Istzeiten“ verwenden, können Sie die manuelle Freigabe wie folgt einstellen: Konfiguration ➔ Einstellungen ➔ Mitarbeiterportal ➔ manuelle Freigabe* ➔ Ja ➔ Änderungen übernehmen.

* Manuelle Freigabe:
Ist diese Funktion auf „Ja“, stehen die von Mitarbeitern bearbeiteten Zeiten im Zeitprotokoll zur Übernahme und Bearbeitung zur Verfügung. Wenn diese Funktion auf „Nein“ gesetzt ist, werden die von Mitarbeitern bearbeiteten Zeiten automatisch ins Zeitkonto übertragen.

Unter Multiplaner ➔ Zeitprotokoll finden Sie dann alle vom Mitarbeiter geänderten Arbeitszeiten. Hier haben Sie die Möglichkeit, die geänderten Arbeitszeiten auszuwählen und zu bearbeiten.

• Übernehmen: Planzeit: Übernimmt die ursprüngliche Planzeit.
• Übernehmen: Erfasste Zeit: Übernimmt die vom Mitarbeiter erfasste Zeit.
• Korrektur: Nicht gearbeitet: Mitarbeiter erhält keine Zeitgutschrift.
• Korrektur: Zeit bearbeiten: Die vom Mitarbeiter erfasste Zeit kann nachträglich bearbeitet werden.

Sobald Sie eine geänderte Arbeitszeit bearbeitet haben und auf „Änderungen speichern“ klicken, verschwindet diese aus dem Zeitprotokoll und wird zur tatsächlichen Istzeit im Zeitkonto.
Achtung: Solange die geänderte Arbeitszeit im Zeitprotokoll nicht als solche übernommen wird, ist automatisch die Planzeit die Istzeit. Wenn Sie dies nicht wünschen, stellen Sie folgendes ein: Konfiguration ➔ Einstellungen ➔ Reiter „Mitarbeiterportal“ ➔ Gutschrift von Zeiten.

• Plan/Ist: Wenn keine Istzeit vorliegt, wird automatisch die Planzeit des Mitarbeiters ins Zeitkonto übernommen.
• Unerfasste Zeiten: Wenn eine erfasste Zeit vorliegt, erfolgt keine Übernahme der Istzeit, wenn diese nicht übernommen wird. Liegt keine erfasste Zeit vor, wird die Planzeit zur Istzeit.
• Nur Istzeiten: Es werden nur Istzeiten übernommen, zum Beispiel durch die Übernahme der erfassten Zeiten, oder durch die Bearbeitung der Istzeit durch einen Planungsverantwortlichen. (Bitte beachten Sie hier: Zeiten, welche nicht erfasst werden wie z.B. Berufsschule, erhalten dann auch keine Zeitgutschrift)

Arbeitszeiten über das Mitarbeiterportal oder die App MEP24team erfassen

Voraussetzung dafür, dass Mitarbeiter über das Mitarbeiterportal am PC oder über die App MEP24team über ihr Smartphone die tatsächlichen Arbeitszeiten hinterlegen können, ist, dass Sie als planungsverantwortliche Person die entsprechenden Einstellungen vorgenommen haben.

‍Arbeitszeiten ändern durch den Mitarbeiter im Mitarbeiterportal

‍Sind die Einstellungen richtig vorgenommen, erscheint im Mitarbeiterportal das Feld „Zeiten bearbeiten“. Hierüber können die Zeiten geändert werden.

1. Auf „Zeiten bearbeiten“ klicken.
2. Im sich öffnenden Fenster findet der Mitarbeiter den heutigen Tag sowie die Tage in der Vergangenheit, entsprechend der von Ihnen eingestellten Zeiträume.
3. Auf der rechten Seite gibt es für den jeweiligen Tag den Button „Bearbeiten“.
4. Zeit anpassen.
5. Übernehmen.

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Arbeitszeiten ändern durch den Mitarbeiter in der MEP24team-App

‍Sobald sich der Mitarbeiter in die App eingeloggt hat, findet er dort den Menüpunkt „Mehr“. Als Unterpunkt gibt es den Button „Zeiten bearbeiten“, wo der Mitarbeiter die geänderten Arbeitszeiten eintragen kann.

Bleiben Sie dran:

Den zweiten Teil zu „Arbeitszeiten in MEP24web erfassen“ lesen Sie hier: Elektronische Zeiterfassung mit „ZiB – Zeit im Blick“ (Teil 2 von 2).

Haben Sie Fragen?

Nutzen Sie unseren MEP24-Support für Unklarheiten oder bei Fragen zu MEP24web. Sie erreichen unser Support-Team unter support@mep24software.de.

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