Im zweiten Teil unseres Beitrages zeigen wir Ihnen nun einige konkrete Beispiele zur Berechnung von Urlaub. Zum besseren Verständnis sollten Sie zuvor den ersten Teil gelesen haben, in dem wir verschiedene Arbeitszeitmodelle aus der Praxis vorgestellt haben.
Die konkreten Urlaubsbuchungen
Allen Beispielen liegt die 6-Tage-Urlaubswoche zugrunde, jeder Mitarbeiter hat 5 Wochen Urlaubsanspruch.
A) Vertrag 38 Std. pro Woche, verschiedene Arbeitszeiten, Wochen-AZ entspricht dem Vertrag
Urlaubsanspruch 5 Wochen = 30 Tage.1 Woche = 38 Std., 1 Tag = 38 / 6 = 6:20 Std. 30 Tage x 6:20 Std. = 190:00 Std.
2 Wochen Urlaub
12 Urlaubstage mit dem Wert von 12×6:20 Std. = 76 Std. werden vom Urlaubskonto abgebucht und im Zeitkonto gutgeschrieben.
2 Tage Urlaub – Freitag und Samstag in der 1. Woche
2 Urlaubstage werden vom Urlaubskonto abgebucht und im Zeitkonto gutgeschrieben. Da ein Urlaubstag einen Wert von 6:20 Std. hat, also weniger als die geplante Arbeitszeit, kommt der Mitarbeiter mit 2:50 Std. ins Minus. Dies kann mit aufgelaufenen Überstunden ausgeglichen werden oder dient als Reserve.
2 Tage Urlaub – Freitag und Samstag in der 2. Woche
2 Urlaubstage werden vom Urlaubskonto abgebucht und im Zeitkonto gutgeschrieben. Da ein Urlaubstag einen Wert von 6:20 Std. hat, also weniger als die geplante Arbeitszeit, kommt der Mitarbeiter mit 2:40 Std. ins Plus – weil er auch für den „freien“ Samstag einen Urlaubstag verbucht.
Alternativ: Nur der Freitag wird als Urlaubstag gebucht. Dafür hat der Mitarbeiter 3:40 minus im Zeitkonto, aber einen Urlaubstag mehr im Urlaubskonto.
B) Vertrag 40 Std. pro Woche, 3-Wochen-Rollierung, Differenz 0:00 Std. nach 2 Wochen
Urlaubsanspruch 5 Wochen = 30 Tage1 Woche = 40 Std., 1 Tag = 40 / 6 = 6:40 Std. 30 Tage x 6:40 Std. = 200:00 Std.
1 Woche Urlaub in der 2./mittleren Woche
Vom Urlaubskonto werden 6 Urlaubstage mit dem Wert von 6×6:40 = 40 Std. abgebucht und im Zeitkonto gutgeschrieben. Anstatt minus 0:30 Std. bei einer Arbeitswoche hat der Mitarbeiter ein ausgeglichenes Zeitkonto, denn 6 Urlaubstage sind exakt 40 Std. „wert“.
2 Urlaubstage in der ersten Woche für Freitag und Samstag
Der Mitarbeiter nimmt nur für die beiden Arbeitstage Urlaub. Da ein Urlaubstag 6:40 Std. „wert“ ist, also weniger als die zu arbeitende Zeit, kommt der Mitarbeiter mit nur 2 Tagen mit 4:10 Std. ins minus.
Alternativ: Der Mitarbeiter verbucht auch für den „freien“ Donnerstag Urlaub mit folgendem Ergebnis:
Es werden 3 Urlaubstage vom Urlaubskonto abgebucht und im Zeitkonto gutgeschrieben. Der Unterschied zum Buchen mit 2 Urlaubstagen sind 6:40 Std. = 1 Urlaubstag. Man hat entweder einen Urlaubstag mehr und minus im Zeitkonto oder einen Urlaubstag weniger und plus im Zeitkonto. Die Zeitbalance ist also immer ausgeglichen.
C) Vertrag 30 Std. pro Woche, feste Arbeitszeit, jede Woche ist gleich, 2 Std. Reserve
Urlaubsanspruch 5 Wochen = 30 Tage1 Woche = 30 Std., 1 Tag = 30 / 6 = 5:00 Std. 30 Tage x 5:00 Std. = 150:00 Std.
Eine ganze Woche Urlaub
Vom Urlaubskonto werden 6 Urlaubstage (6×5 Std. = 30 Std.) abgebucht und im Zeitkonto gutgeschrieben. Anstatt -2:00 Std. in einer Arbeitswoche hat der Mitarbeiter am Ende der Woche ein ausgeglichenes Zeitkonto.
Ein Tag Urlaub am Samstag
Vom Urlaubskonto wird 1 Urlaubstag mit 5:00 Std. abgebucht und im Zeitkonto gutgeschrieben. Anstatt -2:00 Std. in einer Arbeitswoche hat der Mitarbeiter am Ende der Woche nur -1:00 Std., weil der Urlaubstag mehr wert ist als der geplante Arbeitstag.
Ein Tag Urlaub am Montag
Der Mitarbeiter hat 7:00 Std. minus im Zeitkonto, weil ein Urlaubstag 5 Std. wert ist anstatt der gearbeiteten 10 Std.
Alternativ: Der Mitarbeiter nimmt auch für den Dienstag einen Urlaubstag:
Der Mitarbeiter bekommt für die beiden Urlaubstage Montag und Dienstag je 5:00 Std. gutgeschrieben.
Fazit: Ein Urlaubstag nur am Montag führt zu einem Minus von 7 Std., dafür hat man noch 1 Urlaubstag mehr, wie wenn man auch für den Dienstag einen Urlaubstag einträgt. Dafür hat man im Beispiel mit den 2 Urlaubstagen ein um 5 Std. geringeres Minus im Zeitkonto. An diesem Beispiel wird deutlich, dass der Urlaub einen Wert in Std. haben muss. Bei Arbeitszeiten zwischen 4 und 10 Std. pro Tag kann man den Urlaub nicht wertfrei buchen. Der Mitarbeiter würde am liebsten am Montag oder Donnerstag seine letzten Resturlaubstage „verbrauchen“ – das „lohnt“ sich mit 10 oder 8 Std. auch. Der Arbeitgeber würde wohl eher für Resturlaube am Mittwoch und Samstag plädieren. Das Ergebnis „nach vielen Diskussionen“ wird ein Mittelwert sein. Genau diese Diskussionen vermeiden Sie, wenn der Urlaub einen nachvollziehbaren, immer gleichen Wert hat.
D) Vertrag 25 Std. pro Woche, 2-Wochen-Rollierung, 3 feste Tage, Rest der Zeit „flexibel“ bzw. nach Bedarf. Fest verplant von den 25 Std. sind nur 19 oder in der 2. Woche 21 Std.
Urlaubsanspruch 5 Wochen = 30 Tage1 Woche = 25 Std., 1 Tag = 25 / 6 = 4:10 Std. 30 Tage x 4:10 Std. = 125:00 Std.
„Streng“ nach Tarifvertrag wären bei diesem Teilzeit-Modell die Urlaubstage in Arbeitstage umzurechnen. Dies ist schlicht unmöglich, weil es nur 3 feste Arbeitstage gibt und 6 bzw. 4 Std. pro Woche als Reserve dienen und flexibel eingesetzt werden.
Zwei Wochen Urlaub
2 Urlaubswochen mit 12 Urlaubstagen und dem Wert von je 25 Std. (12 x 4:10 Std. = 25 Std.) werden vom Urlaubskonto abgebucht und im Zeitkonto gutgeschrieben. Das Zeitkonto ist also nach jeder Urlaubswoche ausgeglichen. Einzelne Urlaubstage werden mit jeweils 4:10 Std. verbucht. Da der Mitarbeiter nur 3 feste Arbeitstage hat, muss der Mitarbeiter auch entscheiden, ob er die Differenz mit weiteren Urlaubstagen oder mit Arbeitszeit ausfüllen will.
E) Vertrag 24 Std. pro Woche, keine Rollierung, Einteilung flexibel nach Bedarf
Derartige Arbeitszeitvereinbarungen – fester Vertrag aber flexibler Einsatz – setzen sich immer mehr durch. Da es keine Rollierung / keinen Grundplan gibt, folgt zwangsläufig, dass der einzelne Urlaubstag einen Durchschnitt erhalten muss.
Zwei Tage Urlaub
Ein Urlaubstag wird mit 1/6 der Vertragszeit, also mit 4:00 Std. verrechnet. Wenn dann noch die Arbeitszeit der Woche addiert wird, kommt man im Beispiel auf 25 Std.. Die komplette Urlaubswoche sind 6 Urlaubstage x 4:00 Std. = 24:00 Std.
Fazit zur Urlaubsbuchung
Urlaubsbuchungen sind ganz einfach, wenn die Arbeitstage und die Arbeitswochen immer gleich sind – siehe den anfangs beschriebenen Muster-Mitarbeiter. Dies ist jedoch gerade im Einzelhandel, in Apotheken und Praxen selten der Fall. Als richtig wird auch von der Apothekengewerkschaft ADEXA angesehen, dass eine ganze Urlaubswoche der Vertragszeit entspricht. Einzelne Urlaubstage sollen „wertfrei“ verbucht werden, also exakt mit der geplanten Arbeitszeit (und nicht mit 1/6 der Vertragszeit). Dieses Verfahren ist mit MEP24web einfach möglich. Aber es tauchen Fragen und Unklarheiten auf: Wie soll gebucht werden, wenn die Urlaubswoche nicht der Kalenderwoche entspricht, wenn der Mitarbeiter 6 Tage urlaubt von Mittwoch bis Dienstag? Wie sollen einzelne Urlaubstage verbucht werden, wenn es keinen Grundplan / keine Rollierung gibt? Wie soll entschieden werden, wenn der Mitarbeiter einen einzelnen Urlaubstag am „langen“ Montag (mit 10 Std.) nehmen will, der Arbeitgeber aber den „kurzen“ Freitag (mit 6 Std.) vorsieht?
Die gezeigten flexiblen Arbeitszeit-Beispiele sind von MEP24web-Kunden. Unserer Meinung nach sollte deshalb der Urlaub einen Wert in Stunden haben und damit bei jeder noch so flexiblen Arbeitszeit passen. MEP24web bewertet Ihre Urlaube automatisch richtig nach der Vertragszeit. Ob Sie sich nun in der Praxis bei der Verbuchung einzelner Urlaubstage an die 1/6-Regelung oder an die ADEXA-Empfehlung halten, das liegt in Ihrem Ermessen. Wichtig ist in jedem Fall, dass Sie Ihre Vorgehensweise mit den Mitarbeitern ausführlich besprechen.
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