Im ersten Teil unseres Beitrages zeigen wir Ihnen verschiedene Arbeitszeit-Modelle und fassen die Grundlagen zur Berechnung und Buchung von Urlaubsanspruch verständlich zusammen.
Der Muster-Mitarbeiter
Dieser Muster-Mitarbeiter wird in vielen Veröffentlichungen dargestellt. Arbeitgeber- und Arbeitnehmer-Vertreter machen es sich leicht mit einer immer gleichen Arbeitszeit: Von Montag bis Freitag jeweils 8 Std. und samstags immer frei. Die klassische 5-Tage-Woche.
Vertrag 40 Std. pro Woche, jeder Tag ist gleich lang.
| MO | DI | MI | DO | FR | SA | Woche |
| 08:00 | 08:00 | 08:00 | 08:00 | 08:00 | – | 40:00 |
Ein Urlaubstag hat immer den Wert von 8 Std., denn die tägliche Arbeitszeit ist 8 Std. Man kann sogar mit einem halben Urlaubstag rechnen (4 Std.), denn jeder Tag ist gleich lang und die Hälfte von 8 Std. sind 4 Std.
Diesen Mitarbeiter gibt es nicht in der Praxis, deshalb ist die Berechnung von Urlauben etwas aufwändiger als beim Muster-Mitarbeiter.
Praxis-Beispiele von Arbeitszeiten
Vertrag 38 Std. pro Woche, 2 verschiedene Arbeitszeiten, Wochen-AZ entspricht dem Vertrag
| MO | DI | MI | DO | FR | SA | Woche |
| 07:30 | 07:30 | 07:30 | – | 08:00 | 07:30 | 38:00 |
| 09:30 | 09:30 | 09:00 | – | 10:00 | – | 38:00 |
Vertrag 40 Std. pro Woche, 3-Wochen-Rollierung, Differenz 0:00 Std. nach 2 Wochen
| MO | DI | MI | DO | FR | SA | Woche |
| 08:00 | 06:00 | 08:30 | – | 10:30 | 07:30 | 40:30 (+0:30) |
| 10:00 | 10:30 | 08:30 | – | 10:30 | – | 39:30 (-0:30) |
| – | 08:30 | 09:00 | 09:00 | 08:30 | 05:00 | 40:00 |
Vertrag 30 Std. pro Woche, feste Arbeitszeit, jede Woche ist gleich, 2 Std. Reserve
| MO | DI | MI | DO | FR | SA | Woche |
| 10:00 | – | 06:00 | 08:00 | – | 04:00 | 28:00 (-2:00) |
Vertrag 25 Std. pro Woche, 2-Wochen-Rollierung, 3 feste Tagen, Rest der Zeit „flexibel“ bzw. nach Bedarf. Fest verplant von den 25 Std. sind nur 19 oder in der 2. Woche 21 Std.
| MO | DI | MI | DO | FR | SA | Woche |
| 08:00 | 06:00 | 05:00 | – | – | – | 19:00 (-6:00) |
| 09:00 | 08:00 | 04:00 | – | – | – | 21:00 (-4:00) |
Wie wird der Urlaub berechnet und verbucht?
Grundsätzlich
1. Der Urlaub ist ein „Guthaben“, ein Anspruch, der gesetzlich und tariflich geregelt ist.
2. Der „Wert“ des Urlaubs richtet sich nach der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit.
Urlaubskonto und Zeitkonto
Das Urlaubskonto wird separat vom Zeitkonto geführt. Jährlich wird der Urlaubsanspruch als Guthaben gebucht. Bei Urlaub werden Urlaubstage vom Urlaubskonto abgebucht und im Zeitkonto gutgeschrieben. Dabei müssen beide Buchungen identisch sein: Minus 6 Tage vom Urlaubskonto = plus 6 Tage im Zeitkonto. Minus 40 Std. vom Urlaubskonto = plus 40 Std. im Zeitkonto.
Berechnungs-Methode 5- oder 6-Tagewoche oder komplett in Stunden?
Gesetzlich und tariflich ist der Urlaub in Tagen zu gewähren. Dies ist einfach möglich, wenn der Mitarbeiter z.B. von Montag bis Freitag jeweils 8 Std. arbeitet. Jeder Tag ist gleich lang und damit ist auch der Urlaub einfach zu buchen. In der Praxis gibt es diese Situation – täglich immer die gleiche Arbeitszeit – so gut wie nicht. Deshalb muss der Urlaubstag einen Wert in Stunden erhalten.
Urlaubsanspruch berechnen
Wenn ein Vollzeit-Mitarbeiter 5 Wochen Jahresurlaub hat, dann sind dies:
5-Tage-Woche: 5 Wochen x 5 Tage = 25 Tage mit je 8 Std.: 25 x 8 = 200 Std.
6-Tage-Woche: 5 Wochen x 6 Tage = 30 Tage mit je 6:40 Std.: 30 x 6:40 = 200 Std.
Nur in Stunden: 5 Wochen x 40 Std. = 200 Stunden.
Konkrete Urlaubsbuchung, 6-Tage-Woche
Wenn der Mitarbeiter eine Woche urlaubt, dann werden vom Urlaubskonto 6 Urlaubstage abgezogen und im Zeitkonto gutgeschrieben. Der Wert der Urlaubstage ist 6 x 6:40 Std. = 40 Std.
In einer Urlaubswoche wird das Zeitkonto angehalten. Wenn der Mitarbeiter vor der Urlaubswoche 10 Überstunden hatte, dann hat er nach der Urlaubswoche immer noch 10 Überstunden.
Wenn man aus dem Urlaubskonto 1 Urlaubstag abbucht (Wert 6:40 Std.), dann muss man diesen Urlaubstag auch mit dem Wert von 6:40 Std. im Zeitkonto gutschreiben.
Buchung der Urlaube nur in Tagen, ohne Wert-Berechnung
Wenn der Urlaubstag ohne Wert in Std. wäre, dann – siehe Beispiel oben – will der Mitarbeiter seine Resturlaubstage eher an einem Arbeitstag mit langer Arbeitszeit machen als an einem Arbeitstag mit kurzer Arbeitszeit. Der Arbeitgeber denkt möglicherweise umgekehrt und die Diskussion über den „gerechten“ Urlaub ist vorprogrammiert. Diese Methode ist nicht zu empfehlen.
Beispiel: Rest-Urlaub ausbezahlen
Wie ist die Bezahlung bei 3 Tagen Resturlaub und 10 € pro Std.? Was sind 3 Tage Resturlaub wert, wenn die tägliche Arbeitszeit 6, 7, 8 oder gar 9:30 Std. wäre?
3 Tage Resturlaub (Vollzeit, 6:40 Std. pro Tag) sind 3 x 6:40 Std. = 20 Std. x 10 € = 200 €. Der Bundesrahmentarifvertrag für Apotheken (§11, Absatz 6) sagt aus, dass jährlich 3 Urlaubstage mit 1/25 des Monatsgehalts ausgezahlt werden können. Im Beispiel wären dies 207,60 € (1.730 €Monatsgehalt, davon 1/25 = 69,20 pro Tag x 3 = 207,60 €). Also auch hier: Es gilt ein Durchschnitt.
Im zweiten Teil dieses Beitrages zeigen wir Ihnen anhand der vorgestellten Arbeitszeit-Modelle verschiedene konkrete Urlaubsbuchungen und die Auswirkungen auf die Zeitkonten.
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