Einsatzplanung und Selbstorganisation von Teams

Das Wichtigste bei der Entwicklung von Software ist es, sich mit deren Anwendern zu beschäftigen.

Bei der Einsatzplanung geht es um Teams, die gemeinsam arbeiten, in unserem Fall z.B. in einer Apotheke oder Tierklinik oder im Einzelhandel. Meist gibt es dann einen Planungsverantwortlichen oder eine Teamleitung, die für die Einsatzplanung zuständig ist, Urlaube genehmigt, usw. – und dafür über mehr Wissen und Befugnisse verfügt. Das ist die klassische Vorgehensweise: Mitarbeiter dürfen Wünsche zur Planung äußern, sind im Planungsprozess aber passiv. Sie werden geplant.

Wie könnte man sein Team aktiv in die Planung einbeziehen und dadurch Zeit für Abstimmungen sparen und zugleich besser auf die Mitarbeiter eingehen? Dazu hatte ich ein wirklich lehrreiches Gespräch mit Jo Kristof, die sich intensiv mit der Selbstorganisation von Teams beschäftigt und bei der Umsetzung in der Praxis unterstützt. Und einen ganz unverstellten Blick (ohne Tech-Brille) auf das Geschehen und die zwischenmenschliche Dynamik in einem Team hat, auf Rollen und Erwartungen, auf Verantwortung und Verantwortlichkeit. Das hat mir sehr deutlich gezeigt, wie wichtig der Kontext ist, in dem eine Software eingesetzt wird. Die reine Funktionalität reicht nicht aus, insbesondere nicht bei der Einsatzplanung, die tief in den Arbeitsalltag eines Teams eingreifen kann.

Meine Perspektive ist oft vom technisch Machbaren beeinflusst. Die Schichtbörse in mina.works hat ein paar klare Anwendungen, z.B. einen Mitarbeiter eine Woche als krank markieren und seine Arbeitspläne zur Übernahme an der Schichtbörse anbieten oder neben der festen Planung unter der Woche den Samstag flexibel mit „self-service“ organisieren.

Aber es könnte noch weiter gehen, wenn jeder im Team seine eigenen Schichten anbieten könnte, bis hin zu einer völlig freien Planung, bei der sich die Mitarbeiter komplett selbst planen. Die Software wäre dann nicht mehr das Werkzeug zur Planung, sondern würde nur die Rahmenbedingungen definieren, innerhalb derer die Selbstorganisation des Teams stattfindet. Die Einsatzplanung wäre quasi dezentral und die Mitarbeiter könnten die Planung besser auf ihre eigenen Bedürfnisse abstimmen.

Technisch gesehen ist das alles machbar, wir haben die Grundlagen geschaffen und können das nun schrittweise ausbauen. Es gibt schon Unternehmen, die auf Selbstorganisation setzen, aber klar ist, dass dies nicht mit allen Teams funktionieren wird und eine passende Organisation voraussetzt, siehe oben.

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Die spannende Frage ist: wie weit kann die Selbstorganisation in einem Team gehen und wie schaffen wir die richtigen Rahmenbedingungen dafür?

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Bleiben Sie dran – wir halten Sie mit unseren Antworten auf dem Laufenden.

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‍Jens Gerstenecker

Geschäftsführer bei MEP24 Software und mina.works

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Bildnachweis: MEP24 Software GmbH, Canva Pro

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