Die Zukunft der Einsatzplanung

Die Zukunft der Einsatzplanung: Zwischen Planen und Eigenverantwortung

Wir machen Einsatzplanung. Schon lange. Vieles hat sich in den letzten Jahren geändert, vor allem die Technologien, aber die Ziele sind im Wesentlichen dieselben geblieben: Zeit sparen, Überblick behalten, Mitarbeiter motivieren, Kosten optimieren. Häufig geht es bei unseren Kunden um drei Gruppen, die jeweils bestimmte Ansprüche an eine Einsatzplanung haben:

• Die Inhaber oder Geschäftsführer wollen effiziente Prozesse, Kontrolle über die Kosten, ein gutes Reporting und eine fehlerfreie Zeitwirtschaft.
• Die Teamleiter vor Ort, die meist die Einsatzplanung übernehmen, wünschen sich eine gute Übersicht, eine sichere Vorausplanung, schnelle Bearbeitungsmöglichkeiten und zuverlässige Kommunikation mit ihrem Team.
• Die Mitarbeiter möchten gerne verlässlich über alles informiert werden, jederzeit Zugriff auf ihre Daten haben und an der Planung beteiligt werden.

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Am letzten Punkt setzen wir gerade an. Ein kleiner Vorgeschmack sind die sogenannten „Plan-Anfragen“ in MEP24web, mit denen die Teamleiter Arbeitspläne oder Schichten im Team anbieten können. Mitarbeiter können sich diese dann reservieren. Ein typischer Fall sind Samstage, die ohne fest geplante Mitarbeiter nur über den Bedarf flexibel geplant werden. Unter der Woche wird mit einer festen Rollierung gearbeitet.

Dieses Konzept bauen wir für mina.works weiter aus. Die erste Version einer Art Marktplatz für Arbeitspläne testen wir gerade und werden sie gegen Ende Oktober für alle Kunden ausrollen. Den genauen Funktionsumfang und die Möglichkeiten stellen wir in Kürze vor.

Entscheidend dabei ist die Änderung der Vorgehensweise. Nicht mehr der wissende Planungsverantwortliche ist für alle Details zuständig, trifft Entscheidungen oder weist Arbeitspläne zu – sondern in zunehmendem Maße die Mitarbeiter selbst. Innerhalb gesetzter Rahmenbedingungen können und dürfen sich die Mitarbeiter selbst planen, Schichten annehmen, aber auch anbieten und untereinander tauschen. Mehr Freiheiten für alle Mitarbeiter und mehr Vertrauen in ihre Fähigkeit, die eigenen Bedürfnisse und die des Unternehmens im Blick zu behalten, führen zu größerer Motivation und zu einer stärkeren Identifikation mit ihrem Team – und zugleich zu einer Entlastung der Teamleiter bzw. Planungsverantwortlichen. Die Selbstorganisation des Teams vor Ort ist intelligenter und schneller als eine zentralisierte Kontrolle aller Planungsschritte.

Die technischen Grundlagen bleiben die Basis jeder Einsatzplanung. Ab durch eine Kombination aus fester Planung und freier Selbstbedienung mit vorgegebenen Rahmenbedingungen entwickeln wir größtmögliche Freiheit und Flexibilität für alle Unternehmen.

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möchten einen perfekten Job für ihre Kunden machen, aber genauso auch für sich selbst und das eigene Team.

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Ich freue mich sehr auf die nächsten Schritte in die Zukunft der Einsatzplanung, die wir gemeinsam gehen werden.

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‍Jens Gerstenecker

Geschäftsführer bei MEP24 Software und mina.works

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Bildnachweis: MEP24 Software GmbH, Canva Pro

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