Im zweiten Teil unserer 7-teiligen Reihe zum Thema Arbeits- und Fehlzeiten zeigen wir Ihnen, wie Sie den Urlaubsanspruch für Ihre Mitarbeiter korrekt berechnen. Denn eine einwandfreie Berechnungsgrundlage ist essentiell, damit alle Buchungen im Zeit- sowie Urlaubskonto der Mitarbeiter korrekt sind.
Urlaubsanspruch berechnen: Allgemeine Regelungen
Ob Vollzeit-Mitarbeiter, Teilzeit-Mitarbeiter oder Minijob: Einen Urlaubsanspruch haben alle Arbeitnehmer. Die Grundlage, um den Urlaubsanspruch berechnen zu können, legt dafür in Deutschland das Bundesurlaubsgesetz, das einen Mindestanspruch von 24 Werktagen (einschließlich Samstag - bei einer 6-Tagewoche) im Jahr festlegt. Der Mindesturlaub beträgt demnach 4 Wochen (4 x 6 Werktage). Das Bundesurlaubsgesetz stellt aber im Bereich der Urlaubsdauer für viele Arbeitnehmer nicht die Grundlage für den Jahresurlaub dar. Häufig sehen viele Tarifverträge und Einzelarbeitsverträge für Arbeitnehmer günstigere Regelungen vor. In vielen Tarifverträgen beträgt zum Beispiel der Jahresurlaub 30 oder 36 Werktage und orientiert sich an der 5- oder an der 6-Tagewoche.
5- oder 6-Tagewoche – Unterschied beim Urlaubsanspruch berechnen?
Häufig sagen Mitarbeiter „Ich habe 30 Tage Urlaub“ – eine solche Aussage muss im Detail hinterfragt werden. 30 Tage auf Basis der 5-Tagewoche oder der 6-Tagewoche? Je nach Grundlage entsprechen 30 Tage also entweder 5 oder 6 Wochen Urlaubsanspruch.
Worin liegt der Unterschied?
Die 5-Tagewoche wird verwendet, wenn die regelmäßigen Arbeitstage von Montag bis Freitag sind. Der Samstag ist in diesem Fall grundsätzlich arbeitsfrei. Dies trifft in erster Linie auf Behörden, Verwaltung und die Industrie zu. Im Handel und in Apotheken findet in den meisten Fällen die 6-Tagewoche Anwendung: Es wird an den 6 Werktagen von Montag bis Samstag gearbeitet. Der freie Tag ist ein beliebiger (fester oder wechselnder) Wochentag. Somit ist der grundlegende Unterschied, dass die 5 Arbeitstage auf alle 6 Werktage der Woche verteilt sind. Wenn Sie Ihren Urlaubsanspruch berechnen, müssen Sie daher zwischen 5- und 6-Tagewoche unterscheiden und unterschiedlich rechnen.
Beispiel: 6-Tagewoche & 40 Stunden Arbeitsvertrag
Wenn jetzt zum Beispiel in Apotheken oder im Handel ein Mitarbeiter mit einer 6-Tagewoche insgesamt 5 Wochen Urlaub hat, dann entspricht dies 30 Werktagen. Wenn der Mitarbeiter einen Arbeitsvertrag mit 40 Stunden pro Woche hat, dann entspricht eine Urlaubswoche mit 6 Werktagen der Vertragszeit von 40 Stunden. Wenn eine Urlaubswoche mit 6 Werktagen 40 Stunden beträgt, dann ist ein Urlaubstag 6:40 Stunden wert. Rechnung: 40 Std. / 6 Werktage = 6:40 Std. Der Gesamturlaub beträgt also 200 Stunden. Rechnung: 5 Wochen x 40 Std. oder 30 Tage x 6:40 Std. = 200 Urlaubsstunden.
Beispiel: 5-Tagewoche & 40 Stunden Arbeitsvertrag
In der Industrie oder in der Verwaltung hat der Mitarbeiter mit einer 5-Tagewoche im Vergleich „nur“ 25 Tage Urlaub. 25 Tage entsprechen in diesem Fall 5 Wochen. Ein Urlaubstag entspricht insgesamt 8 Stunden. Rechnung: 40 Std. / 5 Tage = 8 Std. Der Gesamturlaub beträgt also auch bei einer 5-Tagewoche 200 Stunden. Rechnung: 5 Wochen x 40 Std. oder 25 Tage x 8 Std. = 200 Urlaubsstunden.
Urlaubsanspruch berechnen: Wie wird der Urlaubsanspruch am besten abgebildet?
200 Urlaubsstunden? Jetzt bewegen wir uns auf Glatteis, wenn man gewerkschaftlichen Aussagen folgt. „Der Urlaubstag wird nicht in Stunden bewertet. Ein Urlaubstag ist ein Urlaubstag und entspricht dem (geplanten) Arbeitstag.“So äußern sich immer wieder Gewerkschaftsvertreter und verweisen auf das Bundesurlaubsgesetz, das „nur“ von Urlaubstagen und keinesfalls von Urlaubsstunden spricht.Wenn alle Arbeitstage gleich lang sind (Montag bis Freitag je 8 Std.), dann ist diese Aussage gut und richtig. Jeder Arbeitstag ist gleich lang und Urlaubstage müssen nicht weiter bewertet werden.Ein Urlaubstag = ein Arbeitstag = 8 Std.
Die Durchschnittsmethode als weitere Grundlage zum Urlaubsanspruch berechnen
Doch wie verfährt man, wenn es Arbeitstage mit 9 Std. und Arbeitstage mit nur 4 Std. gibt? Der Urlaubstag am Montag mit geplanten 9 Arbeitsstunden ist dann auch 9 Urlaubsstunden, der Urlaubstag am kurzen Samstag mit 4 geplanten Arbeitsstunden ist nur 4 Std, also weniger als die Hälfte wert.
„Die ziehen mir für den Samstag, wo ich nur 4 Std. arbeiten würde, einen ganzen Urlaubstag ab, das kann doch nicht richtig sein!“ So argumentiert dann der erboste Mitarbeiter. Ist aber richtig, wenn man exakt nach Gesetz und nach manchen Tarifverträgen geht. Weil nun mal im Handel und in Apotheken nicht alle Arbeitstage gleich lang sind, wird vielfach nach der Durchschnittsmethode gearbeitet (40 / 6 = 6:40 Std.). Jeder Urlaubstag ist damit gleich lang, unabhängig davon, ob der geplante Arbeitstag 9 oder 4 Std. gewesen wäre. Man zieht einen Urlaubstag – „Wert“ 6:40 Std. – vom Urlaubskonto ab und schreibt exakt 6:40 Std. im Zeitkonto gut.
Musterwoche für Apotheken – §4 BRTV
Für Apotheken gibt es noch eine weitere Methode, welche die Gewerkschaft ADEXA und der Arbeitgeberverband ADA vereinbart haben.
Hier finden Sie eine kurze Beschreibung dieser Vorgehensweise: Der Mitarbeiter hat eine vertraglich vereinbarte Wochenarbeitszeit. Grundsätzlich wird auf dieser Basis eine Art „Musterwoche“ vereinbart, die exakt dem Vertrag entspricht. Bei Fehlzeiten wird nun auf die vereinbarte Arbeitszeit zurückgegriffen. „Es ist unerheblich“ so ADA/ADEXA, „wie der Mitarbeiter geplant war, bei einer Fehlzeit – Feiertag, Krankheit oder Urlaub – wird die Zeitgutschrift gewährt, die im Rahmen der Musterwoche vereinbart worden ist“. Wenn die Apotheke z.B. ohne feste Arbeitszeit / ohne Rollierung arbeitet, dann gilt für Fehlzeiten ebenfalls die vereinbarte Arbeitszeit. Die einzelnen Tage der Musterwoche sind die Basis für den Wert der individuellen Urlaubstage. So kann zum Beispiel jeder Tag einen anderen Wert haben. Wichtig: Das Ergebnis aller Tage der Musterwoche entspricht der vertraglichen Arbeitszeit.
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