Nützliches Tool für Ihr Team
Das Mitarbeiterportal ist der Zugang für alle Mitarbeiter zur Einsatzplanung mit MEP24web. Mit dem digitalen Mitarbeiterportal von MEP24web haben Ihre Mitarbeiter einen besseren Überblick über ihre Dienstplanung sowie über die Arbeitspläne der Kollegen.
Je nach Grundeinstellung können Ihre Mitarbeiter ihr Zeitkonto einsehen und sogar ihr Zeitkonto bzw. ihre Überstunden selbst verwalten. Urlaubsanträge und Überstunden können einfach online eingetragen, sowie Wünsche und Sperrzeiten unkompliziert übermittelt werden. Bei Bedarf kann auch die Zeiterfassung direkt über das Portal erledigt werden.
Ihre Mitarbeiter können ihr persönliches Mitarbeiterportal über jeden internetfähigen PC oder mit der App MEP24team aufrufen.
Damit das gesamte Team das Mitarbeiterportal nutzen kann, muss der Planungszuständige das Mitarbeiterportal einrichten und die Mitarbeiter hierzu einladen.
In der folgenden Beschreibung erklären wir Ihnen, wie das im Detail funktioniert.
Wie Sie Ihre Mitarbeiter im Mitarbeiterportal registrieren
Bevor Sie die Plattform in vollem Umfang nutzen können, sind ein paar Dinge zu beachten:
Einstellungen
Unter Konfiguration → Einstellungen → Reiter „Mitarbeiterportal“ hinterlegen Sie zunächst eine gültige E-Mail-Adresse sowie einen Sicherheitscode. Den Sicherheitscode benötigen Ihre Mitarbeiter zur Registrierung.
Des Weiteren können Sie an dieser Stelle die Einstellungen für das Mitarbeiterportal bearbeiten (zum Beispiel die Rechtevergabe – ob das Zeitkonto und/oder die Arbeitspläne von Kollegen angezeigt werden sollen oder nicht).
Mitarbeiter einladen
Unter Konfiguration → Stammdaten → Ebene auswählen (Organisation oder Filiale) → „Mitarbeiter einladen“ erhalten Sie eine Liste mit allen Mitarbeitern der ausgewählten Ebene. Ist eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt, aber der Mitarbeiter noch nicht eingeladen, wird der Mitarbeiter automatisch angehakt und Sie müssen nur noch auf „Einladen“ klicken.
Die Mitarbeiter erhalten nun eine E-Mail mit einem Link zur Registrierung sowie einem Link zum Zugang.
Über den Registrierungslink wird zunächst der Sicherheitscode für die Sicherheitsabfrage erfragt. Dieser Code bescheinigt die Zugehörigkeit zum Unternehmen. Anschließend erstellt sich das Teammitglied einen Benutzernamen sowie ein Passwort für das Mitarbeiterportal.
Der Zugangslink ist der offizielle Link zur Anmeldung beim Mitarbeiterportal, sobald die Registrierung abgeschlossen ist.
Mitarbeiter ist bereits eingeladen
Haben Sie einen Mitarbeiter bereits eingeladen, aber dieser hat sich noch nicht im Mitarbeiterportal registriert? Kein Problem. Die Einladung können Sie jederzeit erneut verschicken. Der Registrierungslink ist jeweils immer 14 Tage gültig.
Ist ein Mitarbeiter bereits eingeladen und registriert, kann die Einladung nicht erneut verschickt werden.
Mitarbeiter ohne E-Mail-Adresse
MEP24web bietet Ihnen zusätzlich zur Funktion „Mitarbeiter einladen“ auch die Möglichkeit, das Mitarbeiterportal für einzelne Mitarbeiter direkt im Hauptprogramm einzurichten. So kann es auch von Mitarbeitern genutzt werden, die keine E-Mail-Adresse haben, da eine „Einladung“ nicht mehr erforderlich ist.
Wie Sie dafür vorgehen, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag: Mitarbeiterportal einrichten und der Bericht “Mitarbeiterwünsche”
Passwort vergessen?
Wenn das Teammitglied seine Zugangsdaten vergessen hat, können Sie unter Konfiguration → Stammdaten → Mitarbeiter auswählen → „Mitarbeiter bearbeiten“ → Reiter „Benutzer“ den Log-In Namen einsehen und bei Bedarf ein neues Passwort vergeben.
Setzen Sie den Haken bei „Passwort muss beim nächsten Anmelden geändert werden“, wenn der Mitarbeiter nach der Anmeldung sein Passwort ändern soll.
Mitarbeiter-Zugriff deaktivieren
Tritt ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus und der Planungsverantwortliche hinterlegt das Austrittsdatum in MEP24web, wird automatisch der Zugang zum Mitarbeiterportal mit dem Austrittsdatum deaktiviert.
Sie können darüber hinaus jederzeit manuell einen Zugang deaktivieren:
Konfiguration → Stammdaten → Mitarbeiter auswählen → „Mitarbeiter bearbeiten“ → Reiter „Benutzer“ → „Aktiv? = Nein“.
Das Mitarbeiterportal als App – MEP24team
Mitarbeiter, die für das Mitarbeiterportal registriert sind, können sich entweder über das Serviceportal unserer Homepage oder alternativ bei Google Play oder im App Store von Apple die App MEP24team herunterladen. So können sie das Mitarbeiterportal bequem von unterwegs oder zu Hause mit ihrem Smartphone nutzen.
Mehr Details, wie Sie und Ihr Team über das MEP24web Mitarbeiterportal planen und kommunizieren können, finden Sie in unserer ausführlichen Anleitung speziell zum Mitarbeiterportal. Diese steht Ihnen direkt in Ihrer MEP24web Anwendung im Hilfe-Bereich zur Verfügung. Den Hilfebereich können Sie direkt über den Menübutton Hilfe aufrufen.
Mehr Informationen zum Hilfebereich finden Sie in diesem Blogbeitrag von uns.
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Nutzen Sie unseren MEP24-Support für Unklarheiten oder bei Fragen zu MEP24web.
Sie erreichen unser Support-Team unter support@mep24software.de.
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Bildnachweis: MEP24 Software GmbH