Wussten Sie schon, dass Sie die Planungsverantwortlichen Ihres Unternehmens entlasten können, indem Sie Ihren Mitarbeitern über das Mitarbeiterportal erlauben, die von der Planzeit abweichenden Arbeitszeiten selbstständig einzutragen?
Hierzu stellen Sie Folgendes ein:
- Bearbeitungszeitraum festlegen:
Konfiguration ➔ Einstellungen ➔ zweiter Reiter „Mitarbeiterportal“ ➔ geben Sie bei „Anzahl Tage in der Vergangenheit ändern“ einen Zeitraum vor, in dem die Mitarbeiter die Zeiten ändern dürfen (z. B. 8 Tage) ➔Änderungen übernehmen, oben rechts.
Achtung: Änderungen in den Einstellungen wirken sich global aus. Somit ist es nicht möglich, für einzelne Ebenen oder Mitarbeiter eine eigene Einstellung zu hinterlegen.
- Zeiten Bearbeiten“ für einzelne Ebenen (Organisation/Filiale/Abteilung) freigeben:
Legen Sie fest, für welche Ebene die Funktion „Zeiten bearbeiten“ freigegeben werden soll. Konfiguration ➔ Stammdaten ➔ Ebene der „Organisation“ oder der „Filiale/Abteilung“ auswählen ➔ Berechtigungen ➔ wählen Sie auf der linken Seite die Gruppe „Mitarbeiter“ aus ➔ auf der rechten Seite bei dem Benutzerrecht „Pläne einsehen“ und „Pläne verwalten“ ein Häkchen setzen ➔ Übernehmen. Im Mitarbeiterportal (in der Team-App unter: Reiter „MEHR“ -> Zeiten Bearbeiten) erscheint anschließend ein „Zeiten bearbeiten“ Button, hierüber können die Zeiten geändert werden. Die geänderten Zeiten werden dann automatisch in die Zeitkonten der Mitarbeiter übernommen. Um Ihre Planung noch effizienter zu gestalten, empfiehlt es sich, mit der Istzeit im Vergleich zur Planzeit zu arbeiten.
Istzeiten
Damit Sie einen Unterschied erkennen zwischen der ursprünglich geplanten Arbeitszeit und der vom Mitarbeiter eingetragenen tatsächlichen Istzeit, ist evtl. eine kostenlose Anpassung Ihrer Lizenz notwendig.
- Durch die Lizenz „Istzeiten“ erhalten Sie im Zeitkonto eine weitere Spalte: die Spalte „Istzeit“. Hier wird Ihnen angezeigt, wie der Mitarbeiter tatsächlich gearbeitet hat im Vergleich zu seiner ursprünglich eingetragenen Planzeit.
- Darüber hinaus erhalten Sie nun im Multiplaner, wenn Sie mit der Maus über den Arbeitsplan eines Mitarbeiters fahren, zwei Zeitbalken angezeigt. Fahren Sie mit der Maus über einen Arbeitsplan mit heutigem oder vergangenem Datum, sehen Sie sowohl die Plan-Zeiten als auch die Ist-Zeiten.
Achtung: Müssen Ihre Planungsverantwortlichen dennoch einmal Zeiten für den Mitarbeiter nachtragen, so muss bei dieser Variante die von der ursprünglichen Planzeit abweichende Arbeitszeit, mit heutigem und vergangenem Datum, direkt im Zeitkonto des jeweiligen Mitarbeiters hinterlegt werden. Änderungen im Multiplaner, mit heutigem und vergangenem Datum, ändern lediglich die Planzeit, aber nicht die Istzeit.
Wenn Mitarbeiter geänderte Arbeitszeiten selbstständig eintragen und diese zunächst zur Prüfung in einem Zeitprotokoll gesammelt werden sollen, bedarf es einer ergänzenden Einstellung. Nutzen Sie die Lizenz „Istzeiten“, so stellen Sie dies unter Konfiguration ➔ Einstellungen ➔ Mitarbeiterportal ➔Manuelle Freigabe* ➔ Ja ➔ Änderungen übernehmen, ein.
* Manuelle Freigabe: Ist diese Funktion auf „Ja“ gesetzt, stehen die von Mitarbeitern bearbeiteten Zeiten im Zeitprotokoll zur Übernahme und Bearbeitung zur Verfügung. Wenn diese Funktion auf „Nein“ gesetzt ist, werden die von Mitarbeitern bearbeiteten Zeiten direkt ins Zeitkonto übertragen. Unter Multiplaner ➔ Zeitprotokoll finden Sie dann alle vom Mitarbeiter geänderten Arbeitszeiten. Hier haben Sie die Möglichkeit, die geänderten Arbeitszeiten auszuwählen und zu bearbeiten.
- Übernehmen: Planzeit: Übernimmt die ursprünglich geplante Zeit.
- Übernehmen: Erfasste Zeit: Übernimmt die vom Mitarbeiter angepasste Zeit.
- Korrektur: Nicht gearbeitet: Mitarbeiter erhält keine Zeitgutschrift.
- Korrektur: Zeit bearbeiten: Die vom Mitarbeiter erfasste Zeit kann nachträglich bearbeitet werden.
Sobald Sie eine geänderte Arbeitszeit bearbeitet haben und auf „Übernehmen“ klicken, verschwindet diese aus dem Zeitprotokoll und wird zur tatsächlichen Istzeit im Zeitkonto.
Achtung: Solange die geänderte Arbeitszeit im Zeitprotokoll nicht als solche übernommen wird, ist automatisch die Planzeit die Istzeit. Wenn Sie dies nicht wünschen, stellen Sie folgendes ein:Konfiguration ➔ Einstellungen ➔ Reiter „Mitarbeiterportal“ ➔ Gutschrift von Zeiten.
- Plan/Ist: Wenn keine Istzeit vorliegt, wird automatisch die Planzeit des Mitarbeiters ins Zeitkonto übernommen.
- Unerfasste Zeiten: Wenn eine noch nicht übernommene Istzeit-Buchung vorliegt, erhält der Mitarbeiter keine Gutschrift auf dem Zeitkonto.
- Nur Istzeiten: Diese Einstellung ist lediglich für Kunden, die unsere Erweiterung „ZiB“ zum Stempeln nutzen.
Arbeitszeiten über das Mitarbeiterportal oder die App MEP24team erfassen
Voraussetzung dafür, dass Mitarbeiter über das Mitarbeiterportal am PC oder die MEP24team-App über Smartphone die tatsächlichen Arbeitszeiten hinterlegen können, ist, dass Sie als planungsverantwortliche Person die entsprechenden Einstellungen vorgenommen haben.
Arbeitszeiten ändern durch den Mitarbeiter im Mitarbeiterportal
Sind die Einstellungen richtig vorgenommen, erscheint im Mitarbeiterportal das Feld „Zeiten bearbeiten“. Hierüber können die Zeiten geändert werden.
- Auf „Zeiten bearbeiten“ klicken.
- Im sich öffnenden Fenster findet der Mitarbeiter den heutigen Tag, sowie die Tage in der Vergangenheit, entsprechend der von Ihnen eingestellten Zeiträume.
- Auf der rechten Seite gibt es für den jeweiligen Tag den Button „Bearbeiten“
- Zeit anpassen.
- „OK“.
Arbeitszeiten ändern durch den Mitarbeiter in der MEP24team-App
Sobald sich der Mitarbeiter in die App eingeloggt hat, findet er dort den Menüpunkt „Mehr“. Als Unterpunkt gibt es den Button „Zeiten bearbeiten“, wo der Mitarbeiter die geänderten Arbeitszeiten eintragen kann.
Bleiben Sie dran!
Haben Sie Fragen zu den Einstellungen in MEP24web? Wir beraten Sie individuell und umfassend. Wenden Sie sich bitte an unser Support-Team unter support@mep24software.de.
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