Glossar: Mitarbeitereinsatzplanung von A bis Z

Mitarbeitereinsatzplanung von A bis Z

Unser Glossar zu allen wichtigen Begriffen der Mitarbeitereinsatzplanung ist ein unverzichtbares Werkzeug, das Ihnen dabei hilft, sich in diesem Fachgebiet zurechtzufinden. Von A wie "Arbeitszeit" bis Z wie "Zeitkonto" bietet dieses Glossar eine umfassende Sammlung von Begriffen, die für Sie bei Ihrer Planung relevant sind. Zu jedem Begriff finden Sie außerdem weiterführende Artikel aus der umfangreichen Wissensdatenbank von MEP24web.

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Ampelkonto

‍Das Ampelkonto als Steuerungselement der Einsatzplanung warnt Sie rechtzeitig, wenn das Zeitkonto eines Mitarbeiters die festgelegten Werte über- oder unterschreitet. Die Anzeige wird zur besseren Übersicht farblich wie eine Verkehrsampel in Grün, Gelb oder Rot dargestellt. Die Anleitung zur Einrichtung eines Ampelkontos in MEP24web finden Sie hier: https://mep24software.de/ampelkonto/

Arbeitszeiterfassung

‍Die korrekte Erfassung von Arbeitszeiten ist untrennbar mit der Einsatzplanung verbunden, da Arbeitszeiterfassung letztendlich bedeutet, die geplanten Zeiten mit den Istzeiten zu vergleichen. Wie Sie sowohl Planzeiten als auch die Istzeiten mit MEP24web dokumentieren können, erläutern wir Ihnen detailliert in diesem Blogbeitrag: https://mep24software.de/gesetzeskonforme-arbeitszeiterfassung/

‍Bedarfsgerechte Planung

‍Bedarfsgerechte Planung bedeutet, dass auf Grundlage von Arbeitsleistung, Planwerten und Frequenzdaten die für einen bestimmten Zeitraum benötigten Mitarbeiterstunden ermittelt werden. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie in MEP24web Ihre individuellen Planwerte verwalten: https://mep24software.de/bedarfsplanung/

Benutzer

‍In MEP24web können Benutzer individuell und datenschutzkonform mit verschiedenen Rechten versehen werden. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Benutzer erstellen und Berechtigungen hinzufügen oder ändern: https://mep24software.de/anwender-tipp-benutzer-anlegen-und-berechtigungen-vergeben/

Berechtigungen

‍Je nach ausgewählten Berechtigungen erhält ein Benutzer in MEP24web Einsicht in bestimmte Bereiche oder ist in der Lage, bestimmte Funktionen im Programm zu nutzen. Ebenso können Sie den Bereich (Organisation, Filiale sowie Abteilung) eingrenzen, welchen Sie für die Bearbeitung freigeben möchten. So kann verhindert werden, dass vom Benutzer unerwünschte Änderungen im Programm vorgenommen werden. Im folgenden Beitrag erklären Ihnen alle Berechtigungen und dafür benötigte Rechte im Detail: https://mep24software.de/berechtigungen/

Cloud-Lösung

‍Wir stellen Ihnen die MEP24web in einer Cloud bereit. Das heißt, Sie müssen sich nicht um Updates, Fehlerbehebung und Sicherheit kümmern, denn MEP24web kann auf jedem internetfähigen Rechner mit einem beliebigen Browser genutzt werden. Die empfohlenen Systemvoraussetzungen erfahren Sie hier: https://mep24software.de/faq/

Datenschutz, Datensicherheit

‍Datensicherheit ist für uns ein wichtiges Thema. So erfüllen wir selbstverständlich die Vorgaben der Datenschutzbestimmungen (DSGVO) und lassen dies regelmäßig durch einen unabhängigen Datenschutzbeauftragten prüfen. Unsere Datenbanken sind zu 100% in Deutschland gehostet. Die Datensicherheit differenzieren wir in drei Bereiche: Übertragungssicherheit, Zugriffssicherheit, Persistenz-Sicherheit. Hierbei kommen zeitgemäße Verschlüsselungs- und Backup-Techniken zum Einsatz. Unsere Datenschutzerklärung finden Sie hier: https://mep24software.de/datenschutz/

Durchschnittsberechnungen

‍1/5 = Durchschnittberechnung bei einer 5-Tage-Woche, meist in Büros oder Verwaltungen.

1/6 = Durchschnittsberechnung bei einer 6-Tage-Woche, häufig eingesetzt z. B. im Handel.

Somit ist der grundlegende Unterschied zwischen diesen beiden Berechnungsmodellen, dass bei einer 6-Tage-Woche die 5 Arbeitstage auf alle 6 Werktage der Woche verteilt sind. Wenn Sie beispielsweise den Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters berechnen, müssen Sie daher zwischen 6- und 5-Tagewoche unterscheiden und unterschiedlich rechnen. Wie das geht, erfahren Sie hier: https://mep24software.de/urlaubsanspruch-berechnen/

‍Einsatzplanung

‍Einsatzplanung ist ein Werkzeug der Personalplanung. Die Einsatzplanung (auch Dienstplanung oder Schichtplanung genannt) sorgt dafür, dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort eingesetzt werden. Mit welchen Tools wir unsere Kunden bei allen Anforderungen an eine effiziente Einsatzplanung unterstützen, erfahren Sie auf dieser Seite: https://mep24software.de/vorteile-und-funktionen/

‍Fehlzeit, bezahlt

‍Bezahlte Fehlzeiten sind Urlaub, Feiertage, Krankheit und Fortbildung. Bei einer bezahlten Fehlzeit wird ein Wert in Stunden im Zeitkonto gutgeschrieben. Ausführliche Details zu den verschiedenen Fehlzeiten und Sonderfällen können Sie in den folgenden Beiträgen erfahren:

Die Fehlzeit Krankheit: https://mep24software.de/arbeits-und-fehlzeiten-serie-teil-4-von-7/

Die Fehlzeit Feiertag: https://mep24software.de/arbeits-und-fehlzeiten-serie-teil-5-von-7/

Weitere Fehlzeiten und Sonderfälle: https://mep24software.de/weitere-fehlzeiten-und-sonderfaelle-arbeits-und-fehlzeiten-serie-teil-6-von-7/

‍Fehlzeit, unbezahlt

‍Eine unbezahlte Fehlzeit, zum Beispiel der freie Tag oder unbezahlter Urlaub, bedeutet immer, dass im Zeitkonto "+/- 0" Stunden eingetragen werden. Erfahren Sie mehr unter: https://mep24software.de/bericht-fehlzeiten-uebersicht/

Gesetzliche Grundlagen

‍Die gesetzlichen Grundlagen zur Arbeitszeit in Deutschland sind im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) festgelegt. Das Arbeitszeitgesetz regelt die Bedingungen der Arbeitszeit für Arbeitnehmer, um ihre Gesundheit und Sicherheit zu schützen. Unter anderem enthält es Regelungen zu Höchstarbeitszeit, Pausenregelungen und Ruhepausen, Nachtarbeit und Sonntags- und Feiertagsarbeit. Eine Übersicht, was zur bezahlten Arbeitszeit gehört und was nicht, finden Sie hier: https://mep24software.de/arbeitszeit-oder-pause/

Hilfebereich

‍Im Hilfebereich der Hauptanwendung MEP24web finden Sie verschiedene Dokumente für Anwender, mit denen Sie Ihre Planung optimieren oder in Ruhe Details zu den Funktionen nachlesen können: https://mep24software.de/hilfe-mep24web/

Industrieminute (Dezimalminute)

‍Elektronische Zeiterfassungssysteme stellen geleistete Arbeitsstunden in Dezimalzeit dar, zum Beispiel 4,5 Stunden. Dadurch wird in erster Linie die Datenverwaltung von Arbeitszeiten erleichtert. Eine Industrieminute oder Dezimalminute bezeichnet eine hundertstel Stunde und entspricht somit 36 Sekunden. Wie genau die Berechnung funktioniert, und eine Umrechnungstabelle für eine bessere Übersicht, finden Sie hier: https://mep24software.de/dezimalminuten-in-zeitminuten/

Istzeit Mitarbeiter arbeiten nicht ausschließlich nach der eingetragenen Planzeit. Gelegentlich arbeiten sie länger oder gehen früher nach Hause. Damit das Zeitkonto der Mitarbeiter auch in diesem Fall korrekt ist, passen Sie die Arbeitszeiten an = Istzeit. Wie Sie Korrekturbuchung einfach und schnell erledigen, erläutern wir ausführlich in dem Beitrag „Zeitkonten in MEP24web – Korrekturbuchungen“: https://mep24software.de/zeitkonten/

‍Jahresarbeitszeitkonto

‍In MEP24web kann ein Jahresarbeitszeitkonto mit regelmäßiger Arbeitszeit einfach und bequem eingestellt werden. Damit erfüllt MEP24web die Anforderungen nach §4 des Bundesrahmentarifvertrages für Apothekenmitarbeiter (BRTV): https://mep24software.de/apotheke/

‍Kurze Woche

‍Bei einer kurzen Woche wird weniger als vertraglich vereinbart gearbeitet, es entstehen Minusstunden im Zeitkonto. (Siehe hierzu auch: Lange Woche.)

‍Lange Woche

‍Von einer langen Woche spricht man, wenn mehr als die Vertragszeit gearbeitet wird (es entstehen Mehrstunden/Überstunden). Eine ausführliche Erläuterung haben wir für Sie in diesem Artikel bereitgestellt: https://mep24software.de/ueberstunden-zeiterfassung/

‍Mitarbeiterportal

‍Das Mitarbeiterportal ist der Zugang für alle Mitarbeiter zur Einsatzplanung mit MEP24web. Mit dem digitalen Mitarbeiterportal von MEP24web haben Ihre Mitarbeiter immer einen Überblick über ihre Dienstplanung. Je nach Grundeinstellung können Ihre Mitarbeiter ihr Zeitkonto einsehen und verwalten. Urlaubsanträge, Wünsche und Sperrzeiten können unkompliziert online übermittelt werden. Bei Bedarf kann auch die Zeiterfassung direkt über das Portal erfolgen. Wie Sie das Mitarbeiterportal für Ihre Mitarbeiter freischalten, erfahren Sie Schritt für Schritt in dieser Anleitung: https://mep24software.de/mitarbeiterportal/.
Über die App MEP24team oder einen PC kann jeder Mitarbeiter sein eigenes Online Mitarbeiterportal aufrufen: https://mep24software.de/mitarbeiterportal-und-die-passende-app-mep24team/

‍Musterwoche (Fehlzeitberechnung)

‍Die einzelnen Tage der vereinbarten Musterwoche bilden die Grundlage für die Fehlzeitberechnungen. Weitere Erläuterungen zur Musterwoche (ADA/ADEXA) finden Sie in unserem Blogbeitrag: https://mep24software.de/jahresarbeitszeitkonto-musterwoche/

‍Nachrichten

‍In MEP24web können Sie Ihre Mitarbeiter über Änderungen von Arbeitsplänen automatisch oder manuell benachrichtigen. Des Weiteren können Sie eigene Nachrichten verfassen und diese an einzelne oder mehrere Mitarbeiter senden. Hier finden Sie die ausführliche Anleitung, wie Sie Mitteilungen über die Anwendung verschicken können: https://mep24software.de/nachrichten-senden/

‍Newsletter

‍Mit unserem Newsletter bleiben Sie immer auf dem Laufenden! Wir versorgen Sie regelmäßig mit allen aktuellen Informationen zur Mitarbeitereinsatzplanung und neuen Tutorials für Ihre Einsatzplanung mit MEP24web. Hier können Sie sich für unseren Newsletter anmelden: https://mep24software.de/newsletter/

‍Optimierung

‍Mit MEP24 passen Sie Ihre Dienstpläne an den tatsächlichen Bedarf an. Aus Ihren Frequenzdaten kann MEP24web automatisch die benötigte Anzahl an Mitarbeitern errechnen. Um die Bedarfszahlen zu optimieren, die sich auf die Vorjahresdaten aus Ihrem Warenwirtschaftssystem stützen, können die in MEP24web importierten Frequenzdaten entsprechend aufbereitet werden. Eine ausführliche Anleitung finden Sie in folgendem Blog-Beitrag: https://mep24software.de/planwerte/

‍Pause

‍Die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen sind ausdrücklich keine bezahlte Arbeitszeit: Bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs und bis zu neun Stunden muss eine Pause von mindestens 30 Minuten, bei mehr als neun Stunden von mindestens 45 Minuten eingeräumt werden (§ 4 ArbZG). Mehr Details zum gesetzlicher Anspruch auf Pausen und wie sie zu organisieren sind, haben wir für Sie zusammengefasst: https://mep24software.de/pausenzeiten/

Planzeit = Fehlzeit

‍Für Fehlzeiten wird immer die geplante Arbeitszeit verrechnet. Die Basis für die Berechnung der Planzeit ist die im Arbeitsvertrag festgelegte Arbeitszeit. Alle Grundlagen zum Thema Fehlzeiten haben wir für Sie in diesem Artikel zusammengefasst: https://mep24software.de/teil1_arbeits-und_fehlzeiten/

‍Qualifikation (Qualifikations-Check)

‍Mit MEP24web setzen Sie die Mitarbeiter mit den passenden Qualifikationen perfekt ein. Tätigkeiten sowie Arbeitsverträge und Sperrzeiten werden bei der Planung berücksichtigt und visuell dargestellt. Wie Sie den Qualifikations-Check einrichten und anwenden, haben wir für Sie in diesem Beitrag ausführlich beschrieben: https://mep24software.de/qualifikations-check/

‍Resturlaub

‍Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden muss. Im Fall einer Übertragung auf das nächste Kalenderjahr muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden. Den Umgang mit Resturlaub und die passenden Einstellungen in MEP24web haben wir Ihnen hier ausführlich zusammengestellt: https://mep24software.de/resturlaub/

‍Rollierung

‍Wenn sich in einer Schicht- oder Dienstplanung ein Arbeitsplan in seiner Struktur in einem festgelegten Rhythmus wiederholt, wird dies „Rollierung“ genannt. Eine Rollierung kann dabei einzelne Arbeitstage betreffen, eine ganze Woche oder sogar einen mehrwöchigen Rhythmus. Wie Sie die Funktion „Rollierung“ in MEP24web für Ihre Einsatzplanung optimal einsetzen, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag Schritt für Schritt: https://mep24software.de/rollierungen-in-mep24-web-erstellen-und-bearbeiten/

‍Schnittstellen

‍Schnittstellen und Integrationen ermöglichen zum Beispiel den Import Ihrer Warenwirtschaftsdaten aus vielen gängigen Systemen, um die Bedarfsplanung noch präziser anzupassen. Für eine lückenlose Lohn- und Gehaltsabrechnung werden Details der Arbeitszeitkonten einfach und sicher exportiert. Hier finden Sie unsere wichtigsten Partner für Schnittstellen und Integrationen: https://mep24software.de/partner/

‍Simulator

‍Einsatzplanung. Damit Sie dies schnell und unkompliziert durchführen können, gibt es in MEP24web den „Simulator“. Hier simulieren Sie zunächst Ihre Ideen, die Wünsche der Mitarbeiter oder neue Wochen-Rhythmen, bevor diese in die tatsächliche Planung übernommen werden. Simulation von Arbeitsplänen in MEP24web – einfach erklärt: https://mep24software.de/simulator/

‍Terminals

‍Die Terminals zur Ergänzung der MEP24 Zeiterfassung „Zeit im Blick“ (ZiB) stammen von der Datafox GmbH, die ihre Geräte in Deutschland entwickelt und herstellt. Die Multifunktionsterminals erfassen alle Daten wahlweise mit Chipkartenleser oder per Fingerabdruckscanner und übertragen sie sofort über die ZiB-Schnittstelle an MEP24web. Eine Übersicht über alle Terminals finden Sie hier: https://mep24software.de/zeiterfassung/

Teilzeit

‍Für die Einsatzplanung bildet die wöchentliche Vertragszeit die Grundlage. In der Praxis werden 40 Stunden pro Woche als Vollzeit (auch 37,5, 38 oder 38,5 Stunden) bezeichnet. Eine geringere Stundenanzahl wird als Teilzeit bezeichnet. Teilzeitarbeit kann nach verschiedenen Modellen geplant werden. Die häufigsten stellen wir Ihnen im Folgenden vor: https://mep24software.de/planen-mit-teilzeitkraeften/

‍Urlaub

‍Der Urlaub ist ein „Guthaben“. Der Wert, der vom Urlaubskonto abgebucht wird, wenn der Mitarbeiter urlaubt, muss identisch sein mit dem Wert, der im Zeitkonto für den Urlaub gutgeschrieben wird. In diesem ausführlichen Beitrag stellen wir die gängigsten Urlaubsmodelle und verschiedene Methode der Urlaubsberechnung vor: https://mep24software.de/urlaubsmodelle/

‍Urlaubsanspruch

‍Einen Urlaubsanspruch haben alle Arbeitnehmer. Die Grundlage, um den Urlaubsanspruch berechnen zu können, legt dafür in Deutschland das Bundesurlaubsgesetz. Wie Sie den Urlaubsanspruch korrekt berechnen, erklären wir im folgenden Artikel. Denn eine einwandfreie Berechnungsgrundlage ist essentiell, damit alle Buchungen Urlaubskonto der Mitarbeiter korrekt sind: https://mep24software.de/urlaubsanspruch-berechnen/

‍Urlaubskonto

‍Das Urlaubskonto ist ein Guthabenkonto, das durch den Urlaubsanspruch berechnet wird. In MEP24web gibt Ihnen das Urlaubskonto einen Überblick über die bereits genommenen und geplanten Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter, über alle bisherigen Urlaubsjahre seit dem Eintrittsdatum und bis zu einem Jahr in der Zukunft. Alle Grundlagen dazu können Sie hier nachlesen: https://mep24software.de/zeitkonto-und-urlaubskonto/

‍Urlaubsbuchung

‍Bei Urlaub wird ein Teil des Guthabens („Urlaubstage“) vom Urlaubskonto abgebucht und im Zeitkonto gutgeschrieben. Urlaubstage haben einen „Wert“ in Stunden, der sich nach der Vertragszeit richtet. Urlaubstage müssen in Stunden umgerechnet („bewertet“) werden, weil das Zeitkonto ein Stundenkonto ist. Beispiele für Urlaubsbuchungen: https://mep24software.de/arbeits-und-fehlzeiten-serie-teil-3-von-7/

‍Versetzungen

‍Die (kurzfristige) Versetzung von Mitarbeitern in eine andere Abteilung (Filiale), ist eine Möglichkeit, in der Personalplanung flexibel auf Personalengpässe zu reagieren. In unserem neuesten Video stellen wir Ihnen die genaue Vorgehensweise in MEP24web vor: https://mep24software.de/video-tutorial-anzeige-von-versetzten-mitarbeitern/

‍Vertrauensbasierte Arbeitszeiterfassung

‍Arbeiten Arbeitnehmer nach der sogenannten Vertrauensarbeitszeit, bedeutet dies wortwörtlich, dass der Arbeitgeber seinen Angestellten vertraut, dass sie ihre Arbeitszeit erfüllen. Dennoch muss der Arbeitgeber gewährleisten, dass die werktägliche Höchstarbeitszeit eingehalten wird, und er muss seiner arbeitszeitgesetzlichen Aufzeichnungspflicht nachkommen. Die Aufzeichnung der Arbeitszeit kann jedoch an die Arbeitnehmer delegiert werden. Dafür muss der Arbeitgeber entsprechende Aufzeichnungsmöglichkeiten zur Verfügung stellen. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, wie Sie in MEP24web die Zeiten bearbeiten, die Ihre Mitarbeiter über das Mitarbeiterportal oder die App erfasst haben: https://mep24software.de/vertrauensbasierte-arbeitszeiterfassung/

‍Wochenstunden = Wöchentliche Sollzeit = die Vertragszeit

‍Basis für alle Berechnungen, z. B. 40 Stunden pro Woche. Alle Zeitberechnungen (Arbeitszeit, Feiertag, Krankheit, Urlaub) beziehen sich auf die Vertragszeit. Das Zeitkonto wächst oder schrumpft durch die Differenz der Arbeitszeit zur Vertragszeit. Lesen Sie hierzu auch das Fazit der Arbeitszeiten-Serie: https://mep24software.de/fazit-zur-7-teiligen-reihe-arbeits-und-fehlzeiten-serie-teil-7-von-7/

‍X-FaktorEin Faktor, der unvorhersehbare oder außergewöhnliche Ereignisse im Zusammenhang mit der Einsatzplanung berücksichtigt, z.B. die kurzfristige Erkrankung eines Mitarbeiters. Wie Sie Ihre Planung im Multi-Planer von MEP24web kurzfristig anpassen, wie Sie Pläne bearbeiten und hinterlegen, Fehlzeiten eintragen und Arbeitspläne tauschen können, zeigen wir Ihnen ausführlich in diesem Beitrag: https://mep24software.de/multi-planer/

‍Yield Management

‍Yield Management in der Personalplanung bedeutet, die vorhandene Arbeitskraft effizient einzusetzen, um die Erträge zu maximieren und Ressourcen optimal zu nutzen. In diesem Sinne hat die bedarfsgerechte Einsatzplanung das Ziel, nie zu wenig und nie zu viele Mitarbeiter einzuplanen. In diesem Beitrag gehen wir auf eine wichtige Funktion für die Bedarfsplanung ein: die Auswahl des Jahres für den automatischen Import der Istwerte, welche die Grundlage für Ihre effiziente Planung des nächsten Jahres bilden: https://mep24software.de/import-jahr/

‍Zeitkonto

‍Das Zeitkonto ist eine Übersicht über die geleisteten Stunden eines Mitarbeiters. Sie sehen auf einen Blick die Vertragsstunden, was der Mitarbeiter gearbeitet und wie viele Plus- oder Minusstunden dieser hat. Das Zeitkonto dokumentiert und vergleicht die Ist-Arbeitszeit mit der wöchentlichen Vertragszeit (Soll-Zeit) = Differenz von Vertrags- zur Arbeitszeit. So funktioniert das Zeitkonto: https://mep24software.de/zeitkonto/

‍ZiB – Zeit im Blick

‍Das Zusatzmodul für die elektronische Zeiterfassung „ZiB – Zeit im Blick“ erfasst minutengenau die Istzeiten Ihrer Mitarbeiter. Das Ein- und Ausstempeln kann über ein Terminal oder über die Software (ZiB) erfolgen. Darüber hinaus können Sie auch über das Mitarbeiterportal am PC und die Smartphone-App MEP24team eine Arbeitszeiterfassung vornehmen: https://mep24software.de/zeiterfassung-zib/

Haben Sie noch Fragen?

Nutzen Sie unseren MEP24-Support für Unklarheiten oder bei Fragen zu Ihrer Mitarbeitereinsatzplanung mit MEP24web. Sie erreichen unser Support-Team untersupport@mep24software.de.

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