In diesem Beitrag beschäftigen wir uns näher mit den Berechtigungen in MEP24web und erklären Ihnen diese und die dafür benötigten Rechte im Detail.
Wie hängen Benutzer und Berechtigungen zusammen?
Sie haben die Möglichkeit, einen Benutzer (Planer) mit verschiedenen Rechten zu versehen. Um diese zu vergeben, muss zunächst eine entsprechende Gruppe angelegt sein. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Beitrag „Benutzer anlegen und Berechtigungen vergeben“. Je nach ausgewählten Rechten erhält der Benutzer Einsicht in bestimmte Bereiche oder ist in der Lage, bestimmte Funktionen im Programm zu nutzen. Ebenfalls können Sie den Bereich (Organisation, Filiale sowie Abteilung) eingrenzen, welchen Sie für die Bearbeitung freigeben möchten. So kann verhindert werden, dass vom Benutzer unerwünschte Änderungen im Programm vorgenommen werden.
Hier einige Fallbeispiele:
- Der Benutzer darf Pläne und Berichte nur einsehen und ausdrucken.
- Der Benutzer sieht Pläne aller Filialen, darf jedoch nur in seiner Filiale bearbeiten.
- Der Benutzer darf in der Vergangenheit nichts verändern.
Allgemeine Vergangenheitseinstellungen
Benutzer können auch ohne die Berechtigung „Vergangenheit“ verschiedene Bereiche rückwirkend bearbeiten. Über „Konfiguration“ -> Grundeinstellungen -> „Allgemein“ hinterlegen Sie, wie viele Tage die Benutzer ohne „Vergangenheitsrechte“ rückwirkend im Programm anpassen können. Soll ein Benutzer über die allgemeine Einstellung hinaus Anpassungen in der Vergangenheit vornehmen dürfen, benötigt er die entsprechenden Berechtigungen.
Die Berechtigungen und deren Funktionen
Im Folgenden haben wir Ihnen eine ausführliche Übersicht zusammengestellt, welche Funktionen die einzelnen Berechtigungen haben, und welche Rechte Sie zusätzlich benötigen, um diese nutzen zu können.
Aktivität
Erlaubt Tätigkeiten und Fehlzeiten im Planer zu verwenden, die als 'Erlaubnis erforderlich' markiert wurden. Bei allen Aktivitäten können Sie festlegen, ob bei der Zuordnung der Aktivität im Planer bei allen Mitarbeitern eine Erlaubnis erforderlich ist. Alle Benutzergruppen, die dieses Recht erhalten, dürfen alle Aktivitäten zuordnen. Benutzergruppen, die dieses Recht nicht erhalten, dürfen nur Aktivitäten zuordnen, bei denen “Erlaubnis erforderlich” auf “Nein” steht.
Wichtig: Um dieses Recht zu nutzen, werden weitere Rechte benötigt:
●Pläne einsehen ●Planung verwalten
Arbeitspläne verwalten
Erlaubt das Erstellen, Ändern und Löschen von Arbeitsplänen.
Wichtig: Um dieses Recht zu nutzen, werden weitere Rechte benötigt:
● Pläne einsehen ● Mitarbeiter-Stammdaten (bei Zugriff über Konfiguration -> Stammdaten)
Arbeitsverträge (Vergangenheit)
Arbeitsverträge mit rückwärtigem Datum anlegen, ändern oder löschen.
Die Benutzergruppe darf für jeden Mitarbeiter auf der Ebene einen neuen Arbeitsvertrag in der Vergangenheit und in der Zukunft anlegen, bearbeiten und löschen.
Wichtig: Um dieses Recht zu nutzen, werden weitere Rechte benötigt:
● Mitarbeiter Stammdaten ● Arbeitsverträge (Zukunft)
Arbeitsverträge (Zukunft)
Arbeitsverträge mit heutigem oder zukünftigem Datum anlegen, ändern oder löschen.
Die Benutzergruppe darf für jeden Mitarbeiter auf der Ebene einen neuen Arbeitsvertrag in der Zukunft anlegen, bearbeiten und löschen. Standardeinstellung: 0 Tage in der Vergangenheit und unendlich weit in der Zukunft.
Wichtig: Um dieses Recht zu nutzen, wird ein weiteres Recht benötigt:
● Mitarbeiter Stammdaten
Bedarfsanalyse (Vergangenheit)
Bedarfsanalyse-Einstellungen mit einem rückwärtigen Stichtag anlegen, ändern oder löschen.
Die Benutzergruppe darf die Einstellungen der Bedarfsanalyse in der Vergangenheit und in der Zukunft einsehen, ändern und löschen.
Wichtig: Um dieses Recht zu nutzen, werden weitere Rechte benötigt:
● Mitarbeiter Stammdaten ● Bedarfsanalyse (Zukunft)
Bedarfsanalyse (Zukunft)
Bedarfsanalyse-Einstellungen mit heutigem oder zukünftigem Stichtag anlegen, ändern oder löschen.
Die Benutzergruppe darf die Einstellungen der Bedarfsanalyse in der Zukunft einsehen, ändern und löschen. Standardeinstellung: 0 Tage in der Vergangenheit und unendlich weit in der Zukunft.
Wichtig: Um dieses Recht zu nutzen, wird ein weiteres Recht benötigt:
● Mitarbeiter Stammdaten
Berechnungseinstellungen (Vergangenheit)
Berechnungseinstellungen mit rückwärtigem Datum anlegen, ändern oder löschen.
Die Benutzergruppe darf die Berechnungseinstellungen in der Vergangenheit und in der Zukunft einsehen, ändern und löschen.
Wichtig: Um dieses Recht zu nutzen, werden weitere Rechte benötigt:
● Mitarbeiter Stammdaten ● Berechnungseinstellungen (Zukunft)
Berechnungseinstellungen (Zukunft)
Berechnungseinstellungen mit heutigem oder zukünftigem Datum anlegen, ändern oder löschen.
Die Benutzergruppe darf die Berechnungseinstellungen in der Zukunft einsehen, ändern und löschen. Standardeinstellung: 0 Tage in der Vergangenheit und unendlich weit in der Zukunft.
Wichtig: Um dieses Recht zu nutzen, wird ein weiteres Recht benötigt:
● Mitarbeiter Stammdaten
Berichte einsehen
Erlaubt es, Berichte einzusehen und auszudrucken.
Dokumente verwalten
Erlaubt das Anlegen, Verändern und Löschen von Dokumenten.
Die Benutzergruppe darf unter Konfiguration -> Dokumente diese hochladen, bearbeiten und löschen.
Wichtig: Um dieses Recht ebenfalls über die Stammdaten zu nutzen, wird ein weiteres Recht benötigt:
● Mitarbeiter-Stammdaten (bei Zugriff über Konfiguration -> Stammdaten)
Events einsehen
Erlaubt es, Events einzusehen, ohne diese jedoch verändern zu können.
Events verwalten
Events anlegen, ändern oder löschen.
Die Benutzergruppe darf im Eventkalender Events anlegen, ändern und löschen.
Wichtig: Um dieses Recht zu nutzen, wird ein weiteres Recht benötigt:
● Events einsehen
Feedbacks verwalten
Erlaubt es, unter "Feedbacks" die Feedbacks zu bearbeiten.
Feedbacks zuordnen
Erlaubt es, neue Zuordnung für Feedbacks zu erstellen.
Grundeinstellungen ändern
Erlaubt es, organisationsweite Einstellungen zu verändern. Dies beinhaltet das Importieren von Feiertagen (nur bei Einzelinstallation) und das Ändern von Aktivitäten und Qualifikationen.
Die Benutzergruppe darf auf folgende Menüpunkte zugreifen bzw. Änderungen vornehmen: Konfiguration -> Aktivitäten, Qualifikationen und Grundeinstellungen.
Import aus der Warenwirtschaft
Erlaubt es, Kassendaten über eine externe Schnittstelle in Ihre Datenbank einzuspielen.
Dieses Recht dient dazu, Daten in MEP24web zu importieren. Dieses Recht wird nur von einem einzigen Benutzer (Benutzer: “Import”) benötigt.
Schnittstellen: Kundenzahlen, Umsatz, Calls.
Ist-Zeiten nachträglich bearbeiten
Erlaubt das nachträgliche Bearbeiten der Ist-Zeiten. Die Benutzergruppe darf bereits bearbeitete Ist-Zeiten nachträglich im Zeitkonto bearbeiten und löschen.
Wichtig: Um dieses Recht zu nutzen, werden weitere Rechte benötigt:
● Pläne einsehen ● Zeitkonten einsehen ● Mitarbeiter-Stammdaten (bei Zugriff über Konfiguration -> Stammdaten)
MailReporting
Erlaubt das Anlegen, Verändern und Löschen von Konfigurationen im MailReporting zum Versenden von Berichten an Mitarbeiter via E-Mail. Die Benutzergruppe darf die Funktion „MailReporting“ aufrufen.
Mitarbeiter versetzen (Vergangenheit)
Erlaubt es, Mitarbeiter ausscheiden zu lassen, in andere Abteilungen oder Filialen dauerhaft zu versetzen oder eine Versetzung rückgängig zu machen. Die Benutzergruppe darf Mitarbeiter in der Vergangenheit und in der Zukunft dauerhaft versetzen, also einen Filial-/Abteilungsumzug vornehmen, den Mitarbeiter austreten lassen, einen Umzug löschen bzw. bearbeiten.
Wichtig: Um dieses Recht zu nutzen, werden weitere Rechte benötigt:
● Mitarbeiter Stammdaten ● Mitarbeiter versetzen (Zukunft)
Mitarbeiter versetzen (Zukunft)
Erlaubt es, Mitarbeiter ausscheiden zu lassen, in andere Abteilungen oder Filialen dauerhaft zu versetzen oder eine Versetzung rückgängig zu machen. Die Benutzergruppe darf Mitarbeiter in der Zukunft dauerhaft versetzen, also einen Filial-/Abteilungsumzug vornehmen, den Mitarbeiter austreten lassen, einen Umzug löschen bzw. bearbeiten.
Standardeinstellung: 0 Tage in der Vergangenheit und unendlich weit in der Zukunft.
Wichtig: Um dieses Recht zu nutzen, wird ein weiteres Recht benötigt:
●Mitarbeiter Stammdaten
Mitarbeiter-Stammdaten
Die Benutzergruppe darf: Unter Konfiguration -> Stammdaten einsehen und folgendes ändern: „Gruppe bearbeiten“, „Mitarbeiter einladen“, „Mitarbeiter bearbeiten“, „Qualifikationen bearbeiten“, „E-Mail senden“, „Sperrzeiten bearbeiten“.
Mitarbeiterwünsche
Unter Multiplaner -> Mitarbeiterwünsche bearbeiten (simulieren / annehmen / ablehnen / E-Mail an Mitarbeiter senden).
Pausendauer ändern (nur Planzeit)
Erlaubt das Ändern einer Pausendauer bei bereits existierenden Arbeitsplänen im Planer.
Wichtig: Um dieses Recht zu nutzen, werden weitere Rechte benötigt:
● Pläne einsehen ● Planung verwalten
Pläne einsehen
Erlaubt es, Pläne einzusehen, ohne diese jedoch verändern zu können.
Planung (Vergangenheit)
Erlaubt es, Arbeitspläne („Arbeitszeiten“) zu ändern, die älter als 31 Tage sind.
Wichtig: Um dieses Recht zu nutzen, werden weitere Rechte benötigt:
● Pläne einsehen ● Planung verwalten ● Pausendauer ändern (nur Planzeit)
Planung verwalten
Erlaubt es, Arbeitspläne zu ändern zum aktuellen Datum oder bis zu 31 Tage in die Vergangenheit.
Wichtig: Um dieses Recht zu nutzen, werden weitere Rechte benötigt:
● Pläne einsehen ● Pausendauer ändern (nur Planzeit)
Planwerte
Erlaubt es, Planwerte anzupassen, die als Grundlage für die Bedarfsermittlung dienen.
Die Benutzergruppe darf die Planwerte einsehen und ändern.
Wichtig: Um dieses Recht zu nutzen, werden weitere Rechte benötigt:
● Mitarbeiter Stammdaten ● Pläne einsehen ● Events einsehen
Pläne einsehen
Erlaubt es, Pläne einzusehen, ohne diese jedoch verändern zu können.
Rollierungen (Vergangenheit)
Rollierungen mit rückwärtigem Datum anlegen, ändern oder löschen. Die Benutzergruppe darf neue Rollierungen in der Vergangenheit und in der Zukunft erstellen, bearbeiten und löschen.
Wichtig: Um dieses Recht zu nutzen, werden weitere Rechte benötigt:
● Rollierungen (Zukunft) ● Pläne einsehen ● Mitarbeiterstammdaten (bei Zugriff über Konfiguration -> Stammdaten)
Rollierungen (Zukunft)
Rollierungen mit heutigem oder zukünftigem Datum anlegen, ändern oder löschen.
Die Benutzergruppe darf neue Rollierungen in der Zukunft erstellen, bearbeiten und löschen. Standardeinstellung: 0 Tage in der Vergangenheit und unendlich weit in der Zukunft.
Wichtig: Um dieses Recht zu nutzen, werden weitere Rechte benötigt:
● Pläne einsehen ● Mitarbeiterstammdaten (bei Zugriff über Konfiguration -> Stammdaten)
Sicherheitseinstellungen ändern
Erlaubt es, Benutzer und Gruppen zu ändern. Des Weiteren dürfen Sie in den Stammdaten unter Berechtigungen Änderungen vornehmen. Die Benutzergruppe darf unter Konfiguration -> Sicherheit die Benutzer sowie die Benutzergruppen verwalten.
Wichtig: Um dieses Recht zu nutzen, wird ein weiteres Recht benötigt:
● Mitarbeiter Stammdaten (da für neue Gruppen die Rechte unter Stammdaten -> Berechtigungen pro Ebene vergeben werden müssen)
Strukturelle Änderungen vornehmen
Erlaubt es, neue Organisations-Gruppen anzulegen, zu ändern oder zu löschen.
Die Benutzergruppe darf die Struktur im Organigramm der Stammdaten ändern. Das heißt, eine Filiale bzw. Abteilung anlegen, bearbeiten, löschen oder verschieben.
Wichtig: Um dieses Recht zu nutzen, wird ein weiteres Recht benötigt:
● Mitarbeiter Stammdaten
Urlaubskonten einsehen
Erlaubt das Einsehen von Urlaubskonten.
Wichtig: Um dieses Recht zu nutzen, wird ein weiteres Recht benötigt:
● Mitarbeiter Stammdaten (bei Zugriff über Konfiguration -> Stammdaten)
Urlaubskonten verwalten (Vergangenheit)
Erlaubt das Anpassen von Urlaubskonten in der Vergangenheit.
Wichtig: Um dieses Recht zu nutzen, werden weitere Rechte benötigt:
● Urlaubskonten einsehen ● Urlaubskonten verwalten (Zukunft) ● Planung verwalten ● Mitarbeiterstammdaten (bei Zugriff über Konfiguration -> Stammdaten)
Urlaubskonten verwalten (Zukunft)
Erlaubt das Anpassen von Urlaubskonten.
Wichtig: Um dieses Recht zu nutzen, werden weitere Rechte benötigt:
● Urlaubskonten einsehen ● Planung verwalten ● Mitarbeiterstammdaten (bei Zugriff über Konfiguration -> Stammdaten)
Zeitkonten einsehen
Erlaubt das Einsehen von Zeitkonten.
Wichtig: Um dieses Recht zu nutzen, wird ein weiteres Recht benötigt:
● Mitarbeiterstammdaten (bei Zugriff über Konfiguration -> Stammdaten)
Zeitkonten verwalten (Vergangenheit)
Erlaubt das Anpassen von Zeitkonten in der Vergangenheit.
Wichtig: Um dieses Recht zu nutzen, werden weitere Rechte benötigt:
● Zeitkonten einsehen ● Zeitkonten verwalten (Zukunft) ● Mitarbeiterstammdaten (bei Zugriff über Konfiguration -> Stammdaten)
Zeitkonten verwalten (Zukunft)
Erlaubt das Anpassen von Zeitkonten in der Zukunft.
Wichtig: Um dieses Recht zu nutzen, werden weitere Rechte benötigt:
● Zeitkonten einsehen ● Mitarbeiterstammdaten (bei Zugriff über Konfiguration -> Stammdaten)
Zeitkontenberechnung überschreiben
Erlaubt es, beim Eintragen von Fehlzeiten den auf dem Zeitkonto gutgeschriebenen Wert abzuändern.
Die Benutzergruppe darf beim Zuordnen einer Fehlzeit bei einem Mitarbeiter im Planer die hinterlegte Berechnungseinstellung (Konfiguration -> Stammdaten -> z.B. Ebene Organisation -> Einstellungen -> zweiter Reiter “Aktivitäten”) für die ausgewählte Fehlzeit ändern. Hierzu wird bei der Zuordnung der Haken bei “Für manuelle Berechnung vormerken” gesetzt. Anschließend kann die hinterlegte Berechnungseinstellung für den ausgewählten Zeitraum überschrieben werden.
Wichtig: Um dieses Recht zu nutzen, werden weitere Rechte benötigt:
● Pläne einsehen ● Planung verwalten
Zeitprotokoll – Zeiten verwalten
Erlaubt es, erfasste Arbeitszeiten zu verwalten und die damit verbundenen Einstellungen zu verändern.
Die Benutzergruppe darf unter Multiplaner -> Zeitprotokoll die gestempelten Zeiten der Mitarbeiter übernehmen und bearbeiten.
ZiB – Zeiten erfassen
Erlaubt es, über die ZiB-Oberfläche oder das Mitarbeiterportal Zeiten zu erfassen.
Dieses Recht wird für die Zeiterfassung benötigt, sowie die Gruppe „Mitarbeiter“, wenn die Mitarbeiter direkt im Portal Zeiten erfassen (stempeln) sollen.
Bitte beachten Sie: Hierfür benötigen Sie das Zusatzmodul „ZiB“.
Wichtig: Um dieses Recht zu nutzen, benötigt die Gruppe ZiB weitere Rechte:
● Import aus der Warenwirtschaft ● Zeitprotokoll – Zeiten verwalten
Bleiben Sie dran:
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