In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie die Fehlzeit Krankheit bei den verschiedenen Berechnungsmethoden gebucht wird. Wir veranschaulichen Ihnen die Buchungen anhand von Beispielen für die 6-Tagewoche und gehen darüber hinaus noch kurz auf die 5-Tagewoche ein. Im Detail gehen wir hierbei auf die „gesetzliche“ Methode, die „Durchschnittsberechnung“, die reine „Stunden-Krankheitsbuchung“ und die Berechnung für Apotheken nach „§4 BRTV“ ein.
Grundlagen zum Thema Krankheit
Die arbeitsrechtliche Definition von Krankheit ist das Unvermögen, die vertragliche Leistung zu erbringen. Die Feststellung und zeitliche Festlegung erfolgt durch den Arzt und ein Attest. Basis für die Fehlzeit Krankheit ist das Entgeltfortzahlungsgesetz. Hier steht in § 3, Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall:
„(1) Wird ein Arbeitnehmer durch Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit an seiner Arbeitsleistung verhindert, ohne dass ihn ein Verschulden trifft, so hat er Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall durch den Arbeitgeber für die Zeit der Arbeitsunfähigkeit bis zur Dauer von sechs Wochen.“
„So einfach ist die Krankheitsbuchung“?!
Arbeitsplan (Soll-Arbeitszeit), Vertrag 40 Std. pro Woche / 5 Tagewoche
Zeitkonto: 0 Stunden / Kum.: 0 Stunden
Krankheitsbuchung: Eine ganze Woche
K: Krankheit, ZK: Zeitkonto
Im Zeitkonto werden 5 x 8 Std. (die geplante/vereinbarte Arbeitszeit) gutgeschrieben. Das Zeitkonto ist also unverändert wie in einer Arbeitswoche.
Krankheitsbuchung: 2 Tage, Donnerstag und Freitag
Im Zeitkonto werden 2 x 8 Std. gutgeschrieben. Das Zeitkonto ist unverändert wie in einer Arbeitswoche.
Fazit: Die tägliche Arbeitszeit ist gleich, die Sollzeit pro Woche entspricht der Vertragszeit. Aber bildet das die Realität ab? In den meisten Fällen muss hier verneint werden, denn in der Praxis gibt es unterschiedlich lange tägliche Arbeitszeiten, es gibt kurze und lange Wochen.
Deshalb arbeiten wir zur besseren Veranschaulichung der unterschiedlichen Methoden in diesem Beitrag mit folgendem Beispiel für eine 6 Tagewoche:
Arbeitsplan (Soll-Arbeitszeit), Vertrag 40 Std. pro Woche / 6 Tagewoche
Woche 1:
Zeitkonto: + 1 Stunde; Kum. + 1 Std.
Woche 2:
Zeitkonto: – 2 Stunden; Kum. – 1 Stunde
Dieses Beispiel hat eine kurze und eine lange Arbeitswoche. Zusätzlich wird mit einer kleinen Zeitreserve gearbeitet: Nach 2 Wochen entsteht 1 Minusstunde, die man nutzen kann für Mehrarbeit und für Vertretungen. Der freie Tag – so erleben wir die Praxis – ist nicht grundsätzlich fest, sondern kann wochenweise wechseln.
Gesetzliche Krankheitsbuchung
Krankheitsbuchung: Eine ganze Woche Krankheit in der Woche 1
Woche 1:
Zeitkonto: 1 Stunde; Kum. +1 Std.
Woche 2:
Zeitkonto: – 2 Stunden; Kum. – 1 Stunden
Das Zeitkonto in der Krankheitswoche entspricht 41 Std., wie in der geplanten Arbeitswoche. Bei der gesetzlichen Variante rechnet man nur in Krankheitstagen, als Wert in Stunden im Zeitkonto gilt die geplante Arbeitszeit.
Krankheitsbuchung: Eine ganze Woche Krankheit in der Woche 2
Woche 1:
Zeitkonto: + 1 Stunde; Kum. + 1 Stunden
Woche 2:
Zeitkonto: – 2 Stunden; Kum. – 1 Stunde
Es entstehen wie in der Arbeitswoche 2 Minusstunden.
Krankheitsbuchung: Freitag und Samstag in der 1. Woche
Woche 1:
Zeitkonto: + 1 Stunde; Kum. + 1 Stunde
Woche 2:
Zeitkonto: – 2 Stunden; Kum. – 1 Stunde
Das Zeitkonto bleibt unverändert bei 41 Std. in dieser ersten Woche.
Krankheitsbuchung: Mittwoch in der Woche 1
Woche 1:
Zeitkonto: + 1 Stunde; Kum. + 1 Stunde
Woche 2:
Zeitkonto: – 2 Stunden; Kum. – 1 Stunde
Krankheitsbuchung nach der „Durchschnittsberechnung“
Die Grundlage bei der Durchschittsberechnung ist folgende Formel:
Eine Krankheitswoche sind 6 Tage, 1 Tag = 40 Std. (gesamte Woche) / 6 Tage = 6:40 Std. pro Tag ODER 6 Tage x 6:40 Std. = 40 Std. pro Woche
Krankheitsbuchung: Eine ganze Woche Krankheit in der Woche 1
Woche 1:
Zeitkonto: 0 Stunden; Kum. 0 Stunden
Woche 2:
Zeitkonto: – 2 Stunden; Kum. – 2 Stunden
Regel: In einer Krankheitswoche kann es weder Mehr- noch Minusstunden geben, das Zeitkonto einer Krankheitswoche entspricht der Vertragszeit von 40 Std.
Krankheitsbuchung: 2 Tage, Dienstag und Mittwoch in Woche 1
Woche 1:
Zeitkonto: + 1:20 Stunden; Kum. + 1:20 Stunden
Woche 2:
Zeitkonto: – 2 Stunden; Kum. – 0:40 Stunden
Vergleich der Berechnungsmethoden „gesetzliche Krankheitsberechnung“ und „Durchschnittsmethode“
Eine ganze Krankheitswoche wird immer mit 6 Krankheitstagen berechnet. Im obigen Beispiel – gesetzliche Variante – führt eine ganze Krankheitswoche wie in der Arbeitswoche zu Plus- oder Minusstunden. Hierzu kann eine Alternative sein, dass bei ganzen Krankheitswochen grundsätzlich die Vertragszeit berechnet wird, weil – so die Überlegung – in Krankheitswochen weder Minus- noch Plusstunden entstehen können. Bei der Durchschnittsberechnung hat eine Krankheitswoche ebenfalls 6 Krankheitstage. Diese Krankheitstage haben einen festen Wert, der sich an der Vertragszeit orientiert. 1 Woche = 6 Tage, 1 Tag = 40 Std. / 6 = 6:40 Std. Der Mitarbeiter erhält für seinen Montag mit einer geplanten Arbeitszeit von 10 Std. „nur“ 6:40 Std. gutgeschrieben. Der Mitarbeiter erhält demnach auch für seinen freien Tag eine Gutschrift von 6:40 Std. In der Arbeitswoche steht der freie Tag natürlich mit 0 Std. im Zeitkonto.
Für Ihre Praxisüberlegungen:
Konflikte gibt es bei der Durchschnittsberechnung bei einzelnen Krankheitstagen, wie z.B. dem Montag mit einer Sollarbeitszeit von 10 Std., man bekommt dann nur 6:40 Std. gutgeschrieben. In der Praxis hat sich deshalb bewährt, dass bei einzelnen Krankheitstagen von der Durchschnittsberechnung abgewichen wird und die Gutschrift nach der geplanten Arbeitszeit erfolgt. Bei einer ganzen Krankheitswoche bleibt es aber bei der Gutschrift auf Basis der Vertragszeit („in einer Krankheitswoche kann es weder Plus- noch Minusstunden geben“).
Die 5-Tagewoche
Die 6-Tagewoche wird im Einzelhandel und in Apotheken genutzt, weil sich 5 Arbeitstage (wir haben gesetzlich die 5-Tagewoche!) auf 6 Werktage verteilen. Der freie Tag „wandert“ innerhalb der Kalenderwoche. Bei Behörden, in der Industrie und in der Verwaltung ist der Samstag arbeitsfrei. Deshalb spricht man von der 5-Tagewoche. Eine Krankheitswoche hat deshalb „nur“ 5 Werktage, der Samstag ist ja immer arbeitsfrei. Im Ergebnis führen 5- oder 6-Tagewoche zum gleichen Ergebnis. Entweder man hat 6 Tage Krankheit mit einem Wert von je 6:40 Std. (= 40 Std.) oder man hat 5 Tage Krankheit mit einem Wert von je 8 Std.
Beispiele für die Berechnung: Krankheit in Stunden
Mancher Betrieb sieht noch eine andere Möglichkeit: Krankheit wird nur in Stunden und nicht mehr in Tagen berechnet. Das Ergebnis ist identisch mit der „gesetzlichen“ Methode, optisch wird allerdings nur in Stunden gerechnet.
Hier nochmals die geplante Arbeitszeit:
Woche 1:
Zeitkonto: + 1 Stunde; Kum. + 1 Stunde
Woche 2:
Zeitkonto: – 2 Stunden; Kum. – 1 Stunde
Krankheitsbuchung Mittwoch bis Samstag der Woche 1
Woche 1:
Zeitkonto: + 1 Stunde; Kum. + 1 Stunde
Woche 2:
Zeitkonto: – 2 Stunden; Kum. – 1 Stunde
Im Beispiel werden nun für die Tage Mittwoch, Freitag und Samstag 23 Krankheitsstunden gebucht, wie in einer Arbeitswoche. Entweder erhalten Sie wie in der Arbeitswoche Plus- oder Minusstunden (was bei Mitarbeitern Fragen aufwerfen könnte, wenn bei Krankheit Plus- oder Minusstunden entstehen). Bei einer kompletten Krankheitswoche könnten Sie sich dafür entscheiden, dass immer die Vertragszeit berechnet wird (damit weder Plus- noch Minusstunden entstehen).
Was ist die beste Grundlage: Gesetzlich? Durchschnittsberechnung oder Krankheit nur in Stunden?
Anhand der Beispiele konnten Sie sehen, dass jede Methode ihre Besonderheiten hat. Die gesetzliche Methode ist gut, wenn die Arbeitstage immer gleich lang sind. Die Durchschnittsberechnung bewertet jeden Krankheitstag gleich (1/6 oder 1/5 der Vertragszeit), bleibt aber für manchen Mitarbeiter unklar. Die Entscheidung „Krankheit nur in Stunden“ klärt manchmal diesen Konflikt, weil Arbeitsstunden identisch sind mit den Krankheitsstunden. Beide Methoden – Mittelwert und Stundenberechnung – führen letztendlich zum gleichen Ergebnis: Eine Krankheitswoche für einen Vollzeitmitarbeiter mit einer vertraglichen Arbeitszeit von 40 Std. pro Woche hat entweder „40 Std.“ Krankheit oder 6 x 6:40 St. = 40 Std. oder 5 x 8 Std. = ebenfalls 40 Std.
Berechnungsmethode speziell für Apotheken nach §4 BRTV
Eine besondere Methode gibt es noch für Apotheken. Hier haben Arbeitgeberverband (ADA) und die Gewerkschaft ADEXA als Basis für alle Fehlzeiten eine Musterwoche vereinbart.
Musterwoche – von ADA und ADEXA veröffentlicht
Alle Stunden = Soll-Stunden; Summe Stunden: 40 Stunden, Saldo: 0 Stunden
Unabhängig von der geplanten Arbeitszeit wird eine Musterwoche für Fehlzeiten definiert. Der Mitarbeiter erhält 6 Krankheitstage für eine Krankheitswoche. Die Summe sind 40 Std., die Summe der Musterwoche muss immer der wöchentlichen Vertragszeit entsprechen. Warum und wie man sich dann für die Stunden pro Tag entscheidet, das ist Sache von Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Wenn der Mitarbeiter einen Krankheitstag hat, hat der Krankheitstag in dieser Vereinbarung ganz unterschiedliche Werte: 4 Std. am Samstag, 8 Std. am Mittwoch. Woran orientiert sich diese Musterwoche? Entspricht es der tatsächlich geplanten Arbeitszeit? Ist es ein Durchschnitt aus mehreren Wochen (2, 3 oder 4 Wochenrhythmus?) oder ist es nach Gefühl entstanden? Alle diese Varianten sind denkbar, möglich wäre sicher auch, dass man sich für einen Durchschnitt entscheidet, dann hat die Musterwoche 6 x 6:40 Std. = 40 Std. Vertragszeit. Wir empfehlen diese Methode ausdrücklich allen Apotheken, weil dieses Modell in Zusammenarbeit von Arbeitnehmer-Organisation (ADEXA) und Arbeitgeberorganisation (ADA) entstanden ist.
Krankheit bei Teilzeit-Mitarbeitern
Bei Teilzeit-Mitarbeitern empfehlen wir Ihnen die gleiche Vorgehensweise wie bei Vollzeit. Haben Sie sich für die 1/6-Methode entschieden, dann sollten Sie überlegen, ob Sie für einzelne Krankheitstage die geplante Arbeitszeit gutschreiben und nicht nur 1/6.
Beispiel: Bei einer Vertragszeit von 30 Std. arbeitet der Mitarbeiter am Montag 10 Std. Erkrankt er am Montag erhält er nur 5 Std. gutgeschrieben (30 / 6 = 5 Std.). Der Mitarbeiter ist evtl. empört und bringt eine Krankmeldung über mehrere Tage. Wenn dieser Mitarbeiter mehrfach am „langen“ Montag erkrankt, ist dies vielleicht eher Anlass für ein Mitarbeitergespräch.
Zusammenfassung
- Die Bezahlung bei Krankheit richtet sich nach der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit.
- Bei Krankheit kann es im Zeitkonto weder zu Über- noch zu Minusstunden kommen.
- Durch die Krankheitswoche wird das Zeitkonto angehalten. Wenn der Mitarbeiter vor der Krankheitswoche 10 Überstunden hat, dann hat er nach der Krankheitswoche immer noch 10 Überstunden.
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