Im dritten Teil unserer Reihe zeigen wir Ihnen, wie Urlaube bei den verschiedenen Berechnungsmethoden gebucht werden. Wir buchen im Urlaubsbeispiel nach der „gesetzlichen“ Methode, nach der „Durchschnittsberechnung“, nach der reinen „Stunden-Urlaubsbuchung“ und für Apotheken nach „§4 BRTV“.
Damit die Berechnungen einfach verständlich und nachvollziehbar sind, konzentrieren wird uns auf Vollzeit-Modelle. Darüber hinaus präsentieren wir in diesem Beitrag in erster Linie Beispiele für die 6 Tagewoche, die von unseren Kunden am meisten verwendet wird. Die Vorgehensweise bei Teilzeit und die Herausforderung dabei, Urlaube als Werktage oder als Arbeitstage zu berechnen, zeigen wir Ihnen in einem separaten Blog-Beitrag als Exkurs -> Beitrag aufrufen.
„So einfach ist die Urlaubsbuchung“?! – Beispiele für Urlaubsbuchungen
Arbeitsplan (Soll-Arbeitszeit), Vertrag 40 Std. pro Woche / 5 Tagewoche
Zeitkonto: 0 Stunden / Kum.: 0 Stunden
Urlaubsbuchung: Eine ganze Woche
UK: Urlaubskonto, ZK: Zeitkonto
Das Urlaubskonto reduziert sich um 5 Urlaubstage. Im Zeitkonto werden 5 x 8 Std. (die geplante/vereinbarte Arbeitszeit) gutgeschrieben. Das Zeitkonto ist also unverändert wie in einer Arbeitswoche. (Zeitkonto: 0 Stunden / Kum.: 0 Stunden)
Urlaubsbuchung: 2 Tage, Donnerstag und Freitag
Das Urlaubskonto reduziert sich um 2 Urlaubstage. Im Zeitkonto werden 2 x 8 Std. gutgeschrieben. Das Zeitkonto ist unverändert wie in einer Arbeitswoche.
Die Urlaubsbuchung erscheint somit ganz einfach: Die tägliche Arbeitszeit ist gleich, die Sollzeit pro Woche entspricht der Vertragszeit. Aber bildet das die Realität ab? In den meisten Fällen muss hier verneint werden, denn in der Praxis gibt es unterschiedlich lange tägliche Arbeitszeiten, es gibt kurze und lange Wochen. Deshalb arbeiten wir zur besseren Veranschaulichung der unterschiedlichen Methoden in diesem Beitrag mit folgendem Beispiel für eine 6-Tagewoche:
Arbeitsplan (Soll-Arbeitszeit), Vertrag 40 Std. pro Woche / 6-Tagewoche
Woche 1:
Zeitkonto: + 1 Stunde; Kum. + 1 Std.
Woche 2:
Zeitkonto: – 2 Stunden; Kum. – 1 Stunde
Dieses Beispiel hat eine kurze und eine lange Arbeitswoche. Zusätzlich wird mit einer kleinen Zeitreserve gearbeitet: Nach 2 Wochen entsteht 1 Minusstunde, die man nutzen kann für Mehrarbeit und für Vertretungen. Der freie Tag – so ist meist die Praxis – ist nicht grundsätzlich fest, sondern kann wochenweise wechseln.
Gesetzliche Urlaubsbuchung
Urlaubsbuchung: Eine ganze Woche Urlaub in der Woche 1
Woche 1:
Zeitkonto: 0 Stunde; Kum. 0 Std.
Woche 2:
Zeitkonto: – 2 Stunden; Kum. – 2 Stunden
Das Urlaubskonto reduziert sich um 6 Urlaubstage. Das Zeitkonto in der Urlaubswoche entspricht 41 Std., wie in der geplanten Arbeitswoche. Bei der gesetzlichen Variante rechnet man nur in Urlaubs-Tagen, als Wert in Stunden im Zeitkonto gilt die geplante Arbeitszeit.
Urlaubsbuchung: Eine ganze Woche Urlaub in der Woche 2
Woche 1:
Zeitkonto: + 1 Stunde; Kum. + 1 Stunden
Woche 2:
Zeitkonto: – 2 Stunden; Kum. – 1 Stunde
Bei Urlaub in der Woche 2 wird ebenfalls das Urlaubskonto um 6 Tage reduziert. Es entstehen wie in der Arbeitswoche 2 Minusstunden.
Urlaubsbuchung: Freitag und Samstag in der 1. Woche
Woche 1:
Zeitkonto: + 1 Stunde; Kum. + 1 Stunde
Woche 2:
Zeitkonto: – 2 Stunden; Kum. – 1 Stunde
Das Urlaubskonto reduziert sich um 2 Urlaubstage. Das Zeitkonto bleibt unverändert bei 41 Std. in dieser ersten Woche. Die Urlaubstage haben einen Wert von je 9 Std.
Urlaubsbuchung: Mittwoch in der Woche 1
Woche 1:
Zeitkonto: + 1 Stunde; Kum. + 1 Stunde
Woche 2:
Zeitkonto: – 2 Stunden; Kum. – 1 Stunde
Das Urlaubskonto reduziert sich um 1 Urlaubstag. Der Wert des Urlaubstages ist 5 Stunden. Sie haben sicher schon bemerkt, welche Auswirkungen die „gesetzliche“ Urlaubsbuchung hat, wo ein Urlaubstag mal 10 Std. wert ist (Montag) oder auch nur 5 Std. (Mittwoch).
Urlaubsbuchung nach der „Durchschnittsberechnung“
Die Grundlage bei der Durchschnittsberechnung ist folgende Formel: Eine Urlaubswoche sind 6 Tage, 1 Tag = 40 Std. (gesamte Woche) / 6 Tage = 6:40 Std. pro Tag, oder umgekehrt: 6 Tage x 6:40 Std. = 40 Std. pro Woche.
Urlaubsbuchung: Eine ganze Woche Urlaub in der Woche 1
Woche 1:
Zeitkonto: 0 Stunden; Kum. 0 Stunden
Woche 2:
Zeitkonto: – 2 Stunden; Kum. – 2 Stunden
Das Urlaubskonto reduziert sich um 6 Tage (mit einem Wert von 40 Std., 6×6:40 = 40 Std.).
Regel: In einer Urlaubswoche kann es weder Plus- noch Minusstunden geben, das Zeitkonto einer Urlaubswoche entspricht der Vertragszeit von 40 Std.
Urlaubsbuchung: 2 Tage, Dienstag und Mittwoch in Woche 1
Woche 1:
Zeitkonto: + 1:20 Stunden; Kum. + 1:20 Stunden
Woche 2:
Zeitkonto: – 2 Stunden; Kum. – 0:40 Stunden
Der Urlaubstag hat einen Wert von 6:40 Std. Das Urlaubskonto reduziert sich um 2 Tage (mit einem Wert von 2 x 6:40 = 13:20 Std.). 2×6:40 Std. werden deshalb im Zeitkonto gutgeschrieben.
Vergleich der Berechnungsmethoden „gesetzliche Urlaubsberechnung“ und „Durchschnittsmethode“
Eine ganze Urlaubswoche wird immer mit 6 Urlaubstagen berechnet. Bei der „gesetzlichen“ Variante muss natürlich auch für den freien Tag ein Urlaubstag abgezogen werden. Wenn der Mitarbeiter z.B. seine 2 Resturlaubstage nehmen soll, dann wird er sich eher für 2 x Montag entscheiden (2×10 Std.!) als für 2 x Mittwoch (2×5 Std.).
Hier steckt in der Praxis Konfliktpotential, weil es genau um diese Überlegungen geht: An welchem Wochentag soll der Mitarbeiter seine Resturlaube nehmen? Aus Gewerkschaftssicht ist die Antwort einfach: Der Arbeitgeber muss in der Regel dem Wunsch des Mitarbeiters entsprechen. Im obigen Beispiel führt eine ganze Urlaubswoche wie in der Arbeitswoche zu Plus- oder Minusstunden. Hierzu kann noch eine Alternative sein, dass bei ganzen Urlaubswochen die Vertragszeit berechnet wird, weil – so die Überlegung – in Urlaubswochen weder Minus- noch Plusstunden entstehen können.
Bei der Durchschnittsberechnung hat eine Urlaubswoche ebenfalls 6 Urlaubstage. Allerdings haben diese Urlaubstage einen festen Wert, der sich an der Vertragszeit orientiert. 1 Woche = 6 Tage, 1 Tag = 40 Std. / 6 = 6:40 Std. Der Mitarbeiter erhält für seinen Montag mit einer geplanten Arbeitszeit von 10 Std. „nur“ 6:40 Std. gutgeschrieben, allerdings wird auch nur 1 Urlaubstag mit einem Wert von 6:40 Std. aus dem Urlaubskonto abgebucht. Der Mitarbeiter erhält demnach auch für seinen freien Tag einen Urlaubsabzug und eine Gutschrift von 6:40 Std. In der Arbeitswoche steht der freie Tag natürlich mit 0 Std. im Zeitkonto.
Für Ihre Praxisüberlegungen: Wenn Sie Mitarbeiter mit einer täglich gleichen Arbeitszeit haben (5 x 8 Std. plus ein freier Tag mit 0 Std.), dann können Sie die „gesetzliche“ Regelung nutzen, denn jeder Tag ist „gleich viel wert“. Wenn Sie aber unterschiedlich lange tägliche Arbeitszeiten haben, sind bei der gesetzlichen Regelung Konflikte vorprogrammiert (Mon 10 Std, Mit 5 Std.), wenn es um einzelne Resturlaubstage geht. Dann empfiehlt sich die Durchschnittsberechnung, die einen festen Wert hat, der sich an der Vertragszeit orientiert: 6 Tage = 1 Woche, 1 Tag = 1/6 der Vertragszeit).
Beispiele für die Berechnung: Urlaube in Stunden
Mancher Betrieb sieht noch eine andere Möglichkeit: Urlaube werden nur in Stunden und nicht mehr in Tagen berechnet. Hier begibt man sich in der Praxis auf Glatteis, weil der Gesetzgeber keine Urlaubsberechnung in Stunden vorsieht. Allerdings entstehen keine Nachteile, weder für Arbeitgeber noch für Arbeitnehmer, wenn diese Methode richtig angewendet wird. Zu vermeiden ist einfach, dass man dem Mitarbeiter „heute Nachmittag 3 Urlaubsstunden“ gewähren will.
Hier nochmals die geplante Arbeitszeit:
Woche 1:
Zeitkonto: + 1 Stunde; Kum. + 1 Stunde
Woche 2:
Zeitkonto: – 2 Stunden; Kum. – 1 Stunde
Urlaubsbuchung Mittwoch bis Samstag der Woche 1
Woche 1:
Zeitkonto: + 1 Stunde; Kum. + 1 Stunde
Woche 2:
Zeitkonto: – 2 Stunden; Kum. – 1 Stunde
Der Urlaubsanspruch wurde in Stunden berechnet, z.B. 40 Std. Urlaubsanspruch für eine Woche. Im Beispiel werden nun für die Tage Mittwoch, Freitag und Samstag 23 Urlaubsstunden vom Urlaubskonto abgebucht und im Zeitkonto gutgeschrieben. Entweder erhalten Sie wie in der Arbeitswoche Plus- oder Minusstunden. Bei einer kompletten Urlaubswoche könnten Sie sich dafür entscheiden, dass immer die Vertragszeit berechnet wird (damit weder Plus- noch Minusstunden entstehen).
Was ist die beste Grundlage: Gesetzlich? Durchschnittsberechnung oder Urlaube nur in Stunden?
Anhand der Beispiele konnten Sie sehen, dass jede Methode ihre Besonderheiten hat.
Die gesetzliche Methode ist gut, wenn die Arbeitstage immer gleich lang sind (eher praxisfremd im Einzelhandel / in Apotheken).
Die Durchschnittsberechnung bewertet jeden Urlaubstag gleich (1/6 oder 1/5 der Vertragszeit), bleibt aber für manchen Mitarbeiter unklar.
Die Entscheidung „Urlaube nur in Stunden“ klärt manchmal diesen Konflikt, weil Arbeitsstunden identisch sind mit den Urlaubsstunden. Die beiden letztgenannten Methoden – Durchschnitts- und Stundenberechnung – führen letztendlich zum gleichen Ergebnis: Eine Urlaubswoche für einen Vollzeitmitarbeiter mit einer vertraglichen Arbeitszeit von 40 Std. pro Woche hat entweder „40 Std.“ Urlaub oder 6 x 6:40 St. = 40 Std. oder 5 x 8 Std. = ebenfalls 40 Std.
Berechnungsmethode speziell für Apotheken nach §4 BRTV
Eine besondere Methode gibt es noch für Apotheken. Hier haben Arbeitgeberverband (ADA) und die Gewerkschaft ADEXA als Basis für alle Fehlzeiten eine Musterwoche vereinbart.
Musterwoche – von ADA und ADEXA veröffentlicht
Alle Stunden = Soll-Stunden; Summe Stunden: 40 Stunden, Saldo: 0 Stunden
Unabhängig von der geplanten Arbeitszeit wird eine Musterwoche für Fehlzeiten definiert. Der Mitarbeiter nimmt 6 Urlaubstage für eine Urlaubswoche. Die Summe sind 40 Std., die Summe der Musterwoche muss immer der wöchentlichen Vertragszeit entsprechen. Warum und wie man sich dann für die Stunden pro Tag entscheidet, das ist Sache von Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Wenn der Mitarbeiter einen Urlaubstag nimmt, hat der Urlaubstag in dieser Vereinbarung ganz unterschiedliche Werte: 4 Std. am Samstag, 8 Std. am Mittwoch. Woran orientiert sich diese Musterwoche? Entspricht es der tatsächlich geplanten Arbeitszeit? Ist es ein Durchschnitt aus mehreren Wochen (2, 3 oder 4 Wochenrhythmus?) oder ist es nach Gefühl entstanden? Alle diese Varianten sind denkbar, möglich wäre sicher auch, dass man sich für einen Durchschnitt entscheidet, dann hat die Musterwoche 6 x 6:40 Std. = 40 Std. Vertragszeit. Wir empfehlen diese Methode ausdrücklich allen Apotheken, weil dieses Modell und Zusammenarbeit von Arbeitnehmer-Organisation (ADEXA) und Arbeitgeberorganisation (ADA) entstanden ist.
Die Urlaubsberechnung bei einer 5-Tagewoche
Die 6-Tagewoche wird in erster Linie im Einzelhandel sowie in Apotheken genutzt, weil sich 5 Arbeitstage (wir haben gesetzlich die 5-Tagewoche!) auf 6 Werktage verteilen. Der freie Tag „wandert“ häufig innerhalb der Kalenderwoche. Bei Behörden, in der Industrie und in der Verwaltung ist der Samstag arbeitsfrei. Deshalb spricht man von der 5-Tagewoche. Eine Urlaubswoche hat deshalb „nur“ 5 Werktage, da der Samstag immer arbeitsfrei ist. In der Folge führen 5- oder 6-Tagewoche zum gleichen Ergebnis. Entweder man hat 6 Tage Urlaub mit einem Wert von je 6:40 Std. (= 40 Std.) oder man hat 5 Tage Urlaub mit einem Wert von je 8 Std. (= 40 Std.).
Wie Sie die korrekte Urlaubsbuchung bei Teilzeitmitarbeitern vornehmen, lesen Sie in unserem Beitrag "Exkurs: Urlaube bei Teilzeitmitarbeitern".
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